オンライン講演会はどのように開催すれば良い？必要機材やおすすめツールを紹介

近年、オンライン講演会がますます人気を集めています。その一方で、オンラインでのイベント開催には課題も多いです。オンラインで講演会を開催するには、どのような準備が必要であり、どのような注意点があるのかを把握する必要があります。また、参加者がより良い体験を得られるように、配信のクオリティにも注意が必要です。

この記事では、オンライン講演会を成功させるためのポイントについて、詳しく解説します。本記事を参考にして、オンライン講演会の開催に向けてスムーズに準備を進めていきましょう。

 

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オンライン講演会の開催までの流れ

オンライン講演会を開催するにあたり、講演会当日までの流れを理解しておくとオンライン講演会の準備もスムーズです。

• • 目的を明確にする
  • 講師を選定する
  • 配信方法を選ぶ
  • 必要な資機材を揃える

上記を中心に解説していきます。

目的を明確にする

オンライン講演会を開催する前は、講演会の目的を明確にしておくことが重要です。目的を明確化すれば、講演の内容や配信する方法を決める基準となります。たとえば、商品の販売促進を目的とした場合、参加者の顧客化や商品のPRが考えられるでしょう。

また、講演会の目的を講師やスタッフ、参加者と共有できます。オンライン講演会の目的に合った配信方法の検討も可能です。

講師を選定する

講師を選定する場合、オンライン講演会ができる講師であり、講演料の予算に合うか選ぶ必要があります。

オンライン講演会が可能な講師の選定

オンライン講演会を開催する場合、オンライン配信に対応できる講師を選びます。オンライン講演会では、リモートでの配信が必要でありスマホやパソコンなど、インターネット環境などのツールを使いこなすことが求められるからです。

リモート配信が可能で、ツールの扱いにも対応できる、オンライン配信がNGではない講師を選ぶ必要があります。SNSなどで積極的に配信している講師は、オンライン配信にも慣れているため、講演会でもスムーズな進行に期待できるでしょう。

また、オンライン講演会に必要なスキルや技術を有する講師を選定できれば、講演会の品質も高められます。

講師の講演料の目安

講師を依頼する場合、講演料がかかってきます。オンラインの対応が可能であることに加えて、講演会のテーマ・講演料が見合うかを検討しなければいけません。ただし、講演料は一般的には公表されていないため、依頼検討に足踏みしてしまう場合もあります。

講師のタイプと料金の目安は、下記の表を目安にしてみてください。

講師への依頼相談を無料で行っている代行社もいるため、積極的に利用しましょう。

配信方法を選ぶ

オンラインの講演会は、リアルタイムで行うライブ配信と事前に録画して配信するオンデマンド配信があります。配信方法によっては、講演会への参加者もスケジュールを組む必要が出てくるでしょう。

また、オンライン参加者とリアル参加者が一緒に参加できるハイブリット型の講演会もあります。ただし、ハイブリット型の講演会は参加人数に合わせた会場の確保が必須です。比較的、講演会がしやすいライブ配信とオンデマンド配信について、詳しく解説します。

ライブ配信

ライブ配信は、リアルタイムで講演会を視聴できる配信方法です。配信する講師の話を参加者と同じ時間で共有ができ、配信ツールによってはチャット機能を利用できます。チャット機能では、参加者の反応と共に直接メッセージを送れることから、反応に応じた配信が可能です。

また、主催者と視聴者が一体感を感じられるのもライブ配信の良さでもあります。

オンデマンド配信

オンデマンド配信とは、あらかじめ録画した動画を編集してから配信する方法です。配信する時間を決めておけるため、視聴者は自分の都合に合った時間帯に視聴できます。直接コミュニケーションがとれるチャット機能などは使えませんが、設定しだいでは配信動画を繰り返し視聴可能です。

セミナーなどの場合は、視聴者の反復学習にも役立ちます。

必要な資機材を揃える

オンライン講演会で使用するための配信に必要な資機材を揃えておきます。配信する場所によっては、資機材の貸出の有無や回線などの調達が必要になるからです。また、当日の機器トラブルや通信トラブルに備えて、不具合のチェックや予備の資機材も準備しておきましょう。

 

オンライン講演会を開催するメリット

オンライン講演会はオンラインだからこそのメリットがあります。オンライン講演会のメリットと理由を下記で説明していきます。

【コストの軽減】
講演会を行うための会場の利用料、講師やスタッフ・参加者の交通費や飲料費を減らせます。また、オンライン講演会はSNSでの告知が中心的です。必要な資料もデータとして提供できるため、印刷代などもほとんどかかりません。

【ソーシャルディスタンス】
感染症などの流行時より、大勢の人が集まることに対して不安を抱く方もいます。講演会に関わるスタッフや講演会の参加者内での、新型コロナウイルス感染症などの感染拡大のリスクを減らすことが可能です。

【主催者・参加者が都合をつけやすい】
視聴できる端末があれば、どこでも視聴ができます。会場の場所や交通機関、天候などの違いにより、現地で行う講演会よりも積極的に参加がしやすいです。

オンライン講演会を開催するデメリット

オンライン講演会であるために、開催する際のデメリットも存在します。オンライン講演会のデメリットと理由を下記で解説していきます。

【通信環境によって影響が出る】
配信側・視聴側のインターネット環境が悪いと、音声が途切れたり映像が乱れたりして充分な視聴が難しくなります。配信する・視聴する際は注意しておきましょう。

【録画・録音のトラブル】
講演会の撮影を無断で記録して二次活用すると、著作権などのトラブルの基となります。必ず講演会に登壇する講師へ承諾を得ましょう。また、講演会の録音・録画のトラブルを避けるためにも、配信主催者と視聴者側で情報を共有しておくことがおすすめです。

【オンラインツールの使用に不慣れな人もいる】
スマホなどの端末操作は慣れていても、配信するツールに不慣れなためにもたついてしまう方もいます。操作が不慣れなために、講演会の内容が入ってこなくなり、講演会の離脱へと繋がってしまいかねません。視聴者へのフォローを忘れないようにしましょう。

おすすめのオンライン配信ツール

オンライン講演会で使用する際に、おすすめのオンライン配信ツールがあります。

それぞれの特徴を合わせて、紹介していきましょう。

Zoom｜画面1つで情報の共有が可能

【プラン別の料金】
Zoomはビジネスでも、オンライン会議でよく使われる配信ツールです。Zoomにある特徴によって使用されています。

無料価格でも多くの人数が参加できるため、大規模なセミナーを開催したいと考える方におすすめです。

Google Meet｜アプリが無くてもOK

【プラン別の料金】

Google MeetはGoogleのアカウントがあれば、プライベートでもビジネスでも利用できる配信ツールです。Google Meetは、持っている特徴によって使用されています。

Googleカレンダーで配信のスケジュールを作成できるため、研修やセミナーの開催を検討している方におすすめです。

YouTube｜誰でも無料で配信できる

YouTubeでのライブ配信は、有料で開催することを禁止しているため、誰でも無料で視聴が可能です。ただし、主催者側が限定的に有料で配信することはできます。

基本的に配信側・視聴側は無料となるため、商品やサービスなどのPRをしたいと考える方におすすめです。

【まとめ】メリットを生かしてオンライン講演会を開催しよう

オンライン講演会は、視聴できる端末があればどこでも視聴ができます。そして、リアルタイムで配信する場合は、見られない人のことを考えてアーカイブを残しておくと後から見返したい視聴者に親切です。URLの共有だけでアーカイブが見られるのも、オンライン講演会ならではのメリットではないでしょうか。

また、配信ツールも利用しやすいものが多いですが、無料で試せるものも多くあります。それぞれのツールの良さを理解してオンライン講演会を成功させましょう。

 

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1. 現場主義
2. 豊富な経験と実績
3. 親身な対応

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