【例文あり】セミナー参加者へのお礼メールの内容は？次に繋がるテクニックを徹底解説！

セミナー受講者へ向けてのお礼メールは、アフターフォローとして重要な要素の一つです。しかし、お礼メールの内容や送信方法が適切でない場合は、いい印象を与えられません。

お礼メールを送信する前に、マナーの理解と適切な対応をとることが重要です。

この記事では、セミナー受講者へお礼メールを送る際のポイントと、その内容、そして例文を紹介していきます。

セミナー後まで行き届いた対応をするための参考にしてください。

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セミナー受講者へお礼メールを送る際のポイント

ここからは、セミナー受講者へお礼メールを送る際のポイントを5つ紹介していきます。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

遅くても翌日までには送る

セミナーへのお礼メールは、セミナー終了後、当日中か遅くとも最大でも翌日中に送信するのが適切です。時間が経ちすぎると、受講者の関心が薄れ、次のステップを踏むことが難しくなる場合があります。

定型文やテンプレートを用意しておくことで、すぐにメールを送信することが可能です。

受講者の出席状況やエンゲージメントごとに内容を変える

受講者によって、セミナーに対する印象や関心レベルが異なるため、次の行動もそれぞれ違うことが考えられます。

したがって、受講者の出席状況に合わせて、複数種類のお礼メールを用意するのが望ましいとされています。

出席状況ごとにセグメントを想定し、適切な誘導策を検討することが大切です。また、確実に参加するエンゲージメントの高い受講者には、より詳細なセグメント分けとフォローアップをしていきましょう。

件名は簡潔にわかりやすく書く

メールの件名は、簡潔明瞭に、セミナーのお礼メールであることが一目でわかるようにすることが重要です。

また、送信者名はわかりやすく日本語表記にして、メールアドレスをそのまま使わないように注意しましょう。メールアドレスを使用すると迷惑メールと受信者に思われ、開封されない可能性があります。

以下がメールに記載する件名の一例です。

確度の高い受講者へ個人メールをする

顧客になる可能性が高い受講者や既存顧客に対しては、個別にお礼メールを作成して送信しましょう。

セミナーで紹介した商品やサービスの詳細や、受講者の業種に応じた活用事例など、興味関心を引く情報を盛り込むことで、思い入れや愛着心を育てることができます。

ただし、見込みが低い受講者に対しては、一括送信のお礼メールでも十分です。無理な営業や宣伝を行うと逆効果になるため、本当に必要な情報だけを提供しましょう。

欠席者へのフォローメールも忘れない

欠席者へのフォローメールは、次に繋がる機会提供のためにも重要です。

事例の一つに、欠席者へ次回のセミナーについての情報を提供したところ、半数以上の人が参加申し込みをした件もあります。

セミナーの欠席者に次回のセミナーの機会を紹介することで、欠席者に対して良い印象を与え、再度参加いただけるチャンスを提供できます。

セミナーに申し込んでくれた受講者に対して、適切なフォローアップを行い、ビジネスチャンスを失うことがないようにしましょう。

セミナー受講者へのお礼メールの内容

ここからは、セミナー受講者へのお礼メールの内容についてチェックしていきましょう。

セミナー参加への感謝の気持ち

セミナーに参加してもらった感謝の意を表明することは重要なポイントです。

お礼メールを送る際には、まず冒頭でセミナー参加に対する感謝の気持ちをしっかりと表現することが必要です。この部分を怠ると、受講者に不快感や印象の悪さを与えてしまうことになりかねません。

多忙な中、時間を割いて参加していただいたことに感謝し、具体的なお礼の言葉を添えましょう。

セミナー内容の振り返り

メールのなかで、セミナーの内容の振り返りをして受講者へ再確認させることも有効です。

その際は、受講者セグメントに応じて、最適な導線を整えましょう。

確度が高い受講者は特に重要で、サービス・製品ページの閲覧、資料請求、カジュアル面談に誘導することが求められます。

具体的には、興味のあるサービスや製品に関する情報を提供することや、追加の資料を送付することなど、丁寧なフォローアップが必要になるでしょう。受講者の興味関心に合わせた適切なアプローチを行うことで、今後のビジネスチャンスを増やすことができます。

アンケートのお願い

一般的に、アンケート回答はセミナー終了時に行いますが、未回答のことも多いのが現状です。

そこで、お礼メールに回答を再度リマインドをすることで回答率の向上が期待できます。

アンケートフォームだけでなく、期限や回答にかかる時間も記載することで、受講者も回答をしやすくなるでしょう。

セミナー後のお礼メールには、自社製品やサービスを紹介して受講者に次のアクションを促すことが大事です。受講者の関心が高いうちに、次回情報を共有することで参加率が改善されるでしょう。

また、次回のセミナーの内容や日程などが決定している場合は、同時に案内することがベストです。

決まっていない場合でも予告したりおおまかな日程を伝えておきましょう。

セミナーお礼メールの例文

ここからは、セミナーお礼メールの例文を２種類紹介します。

テンプレートとして使用できますので、お礼メールを書く時の参考にしてください。

確度の高い受講者へのメール

確度の高い受講者へのメール送信のポイントはこちらです。

【例文】
拝啓

〇〇様
お世話になっております。XXX株式会社のオンラインセミナー事務局です。

この度は、当社主催のセミナーにご参加いただきありがとうございました。貴重なお時間を割いていただき、誠に感謝申し上げます。
当日は〇〇様に有益な情報をお届けできたことを大変嬉しく思います。

もし、当社のサービスについてお問い合わせや資料請求などがございましたら、遠慮なくお申し付けください。下記のURLからダウンロードやお問い合わせが可能です。
資料ダウンロードURL：https://xxxxxxxxx.xxxx
お問い合わせURL：https://xxxxxxxxx.xxxx

また、もしまだご協力いただいていない場合は、アンケートご回答のお願いです。所要時間は1分程度で終わる簡単なものです。ご回答いただけますと幸いです。
アンケートURL：https://xxxxxxxxx.xxxx

次回はxx月xx日に『△△』をテーマにしたセミナーを開催予定です。是非、ご参加いただけますようお願い申し上げます。
参加登録URL：https://xxxxxxxxx.xxxx

ご多忙の中、最後までご覧いただき、ありがとうございました。
今後ともよろしくお願いいたします。

敬具
XXX株式会社 オンラインイベント事務局
メールアドレス：xxxxxxx@xxxx.co.jp

確度の低い受講者へのメール

確度の低い受講者へのメール送信のポイントはこちらです。

【例文】
〇〇様

いつもお世話になっております。XXX株式会社のオンラインセミナー事務局です。

この度は、当社主催のセミナーにご参加いただきまして、誠にありがとうございました。参加いただいたことを心より感謝いたします。

今回のセミナーが〇〇様にとって有益な情報提供となりましたら、何よりでございます。

本日、配信したオンラインセミナーのアーカイブ動画は、下記URLよりご覧いただけます。視聴可能な期限はxx月xx日までとなっておりますので、お早めにご視聴ください。
アーカイブ動画URL：https://xxxxxxxxx.xxxx

また、まだアンケートにご回答いただいていない方は、xx月xx日までにご回答いただけますようお願い申し上げます。回答にはおよそ1分程度のお時間をいただきます。
アンケートURL：https://xxxxxxxxx.xxxx

次回のセミナーは、xx月xx日に△△をテーマに開催いたします。是非ともご参加いただけますようお願い申し上げます。
参加登録URL：https://xxxxxxxxx.xxxx

これからも、XXX株式会社として、皆様に価値ある情報を提供できるよう努めてまいります。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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XXX株式会社 オンラインイベント事務局
メールアドレス：xxxxxxx@xxxx.co.jp
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まとめ

セミナー主催者にとって、受講者へお礼メールを送ることは礼儀であり、重要なタスクの1つでもあります。

お礼メールは、セミナーへの参加を感謝するとともに、企業と受講者との関係を構築または強化する良い機会となるでしょう。

上記の要点を踏まえ、適切なお礼メールを送りましょう。

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2. 豊富な経験と実績
3. 親身な対応

 

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