講演会お役立ち情報
講演会の適正人数は？顧客満足度を高めるには適切な人数の判断が大事！
講演会を開催するにあたって、「多くの参加者を集めるためにはどうしたらよいのか」「広い会場を見つけるのに効率が良い方法はないのか」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
講演会を行うにあたって、会場選びに利用できる要素の1つが参加人数です。実は講演会には適正人数があるのは知っていますか。参加者満足度を高めるためには講演会の内容に合わせた適正人数が重要です。
この記事では、大規模講演会と小規模講演会のメリットとデメリットについて、また講演会の目的に合わせた適正人数について解説します。今後講演会を開催しようと検討している方は、記事を読んで参考にしてください。
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講演会の規模は大きいほど良いわけではない
講演会を開催するにあたって、参加者が多ければ成功、また人数が少ないから失敗だということはありません。大切なことは、講演会の目的に合わせた適正な人数を収容しているのか、参加した方の満足度が高いか、主催者が何を目的に開催しているのかです。
そのためには、大規模と小規模の講演会のメリットとデメリットを知って講演会の内容に合わせて開催することが大切です。
大規模講演会のメリットとデメリット
ここでは、大規模講演会を行う際のメリットとデメリットについて解説します。講演会を開くにあたって知っておいた方が良いポイントをまとめました。メリット・デメリットを参考に、どのような講演会を開催していくかを決めていきましょう。
大規模講演会のメリット
大規模講演会のメリットは下記の通りです。
- たくさんの参加者が見込まれるので、知名度が上がる
- 協賛企業と連携して、多くのプログラムを組むことができる
- やり方によっては、効率よく開催費を使える
講師が著名人の場合、大規模会場が適しています。人気があるため、多くの集客が見込まれるからです。また、参加者の年齢制限がなく幅広い方に知ってもらいたい講演会も大規模講演会がおすすめです。
大規模講演会のデメリット
大規模講演会のデメリットは下記の通りです。
- 集客費用や会場代が高くなる
- 準備までに時間がかかる
- 主催者側のスタッフを多く準備する必要がある
大規模講演会では、会場が広く参加者も多いことから臨機応変な対応が難しいです。そのため、イレギュラーな内容が起きると想定される内容は避けた方が良いでしょう。また、当日に参加者と主催者や講師が密な連携をとることも大変です。
小規模講演会のメリットとデメリット
続いて、小規模講演会のメリットとデメリットを紹介します。小規模が向いている講演会もたくさんあるので、ぜひ参考にしてください。
小規模講演会のメリット
小規模講演会のメリットは下記の通りです。
- 集客コストが少なくてすむ
- 講演会当日に講師と参加者とコミュニケーションがきちんととれる
- 講演会内容の興味・関心が高い方が参加してくれる
小規模講演会は集客コストが少なくてすみます。そのため、主催者は費用面であまり心配せず、集客以外の部分にコストを投資することが可能です。また、小規模開催のため、講師と参加者の距離が近くお互いの表情を確認しやすいです。
講演会に興味のある意欲の高い方が参加してくれることもメリットです。良い講演会にすることができれば、次回の講演会にも参加してくれる可能性が高まるので、満足度が高い講演を行えるように準備をしておきましょう。
小規模講演会のデメリット
小規模講演会のデメリットは下記の通りです。
- 参加者が全く集まらない可能性がある
- 認知がされない
- 人数が少ないため、会場が盛り上がらないこともある
参加者は興味のある方が集まりやすいので、新しい方が参加する割合は低くなります。また、人数が集まらず、集客のために予想以上の時間がかかることも想定できます。
さらに、参加者が少ないために会場内が静かになることも考えられます。主催者側が会場をいかに盛り上げるのかを試案する必要があるでしょう。
講演会の目的別の適正人数
講演会には目的に合わせた適正人数があります。以下の3つです。
- 知識や情報のインプットが中心の場合
- 討論会や議論などのアウトプットが中心の場合
- 情報交換や交流が中心の場合
1つずつ講演会の内容に合わせて適正人数を解説します。
知識や情報のインプットが中心の場合
知識や情報のインプットが中心の場合には、何名でも問題ありません。会場の広さや、収容人数によって制限はありますが、多くても少なくても大丈夫です。
また、人数の制限は特にないので、オンラインで同時開催することも良いでしょう。オンラインのアプリのZoomやMicrosoft Teams、GoogleMeetを使えば場所を問わず多くの人が参加できるようになります。
討論会や議論などのアウトプットが中心の場合
討論会や議論などのアウトプットが中心の場合は、1グループの参加人数は約3名～6名が好ましいです。なぜなら2名では少なすぎ、1名が欠けると回らず話が広がらないことも考えられるからです。
また、7名以上になると時間が足りなくなり、グループの意見をうまくまとめるのが難しくなります。6名までならグループ内で全員が意見を話す順番を回しやすいので、会場の大きさを考慮し約3名～6名の参加者の人数を想定するのがベストです。
そして、グループワークを行う場合には、講師が全グループをまんべんなく交流することができるのは約4グループぐらいまでです。それ以上になると、講師が全体を巡回することが難しくなります。
講師がグループ内で参加者と話す時間は約5分では短く、約10分以上であればしっかり時間をとれるので、参加者の満足度が上がります。そのため、主催者側は各グループを講師がまんべんなく巡回できる時間を配慮することが重要です。
情報交換や交流が中心の場合
情報交換や交流が中心の場合、約20名～30名が良いでしょう。
情報交換や交流を行う際は、講演会参加者同士がコミュニケーションをとりやすい人数であることが大切です。会場の広さにもよりますが、全員が時間内にコミュニケーションをとれるようにするには、20～30名で行うことが妥当と考えられます。
逆に人数が少なすぎると、交換できる情報の量が少なくなり、講演会の満足度を下げてしまいかねません。適切な人数を動員して、有意義な場にできるようにしていきましょう。
講演会の会場選びについてさらに詳しく知りたいという方は下記記事を参考にしてみてください。
【まとめ】適正人数を見極めて講演会を成功させよう
講演会を成功させる重要なポイントは主催者が参加者を誰にするのか、どういった目的で開催するのか、開催後にはどのような効果を期待しているのかがです。講演会の内容が決まったら、それに合わせて適正人数の収容や会場、講師など必要なことを考えましょう。
しっかり計画して行えば、きっと大成功に終わります。ぜひ、講演会の内容を考え、適正人数を見極めて、講演会を充実させましょう。
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