セミナーの案内メールの書き方は？注意したいポイントもあわせて解説！

セミナーでは新商品、新サービスの発表や体験、新規顧客の獲得を目的としています。かつてはセミナーを開催する際には、DMやチラシの配布が主流でしたが、近年ではメールで集客を行う企業がほとんどです。そんなセミナーメールですが、どのようなものを送るのが効果的なのでしょうか。

この記事では、高い集客率を目指すための案内メールの書き方を解説します。参加率の高い案内メールの書き方を知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

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セミナーの案内メールの書き方

はじめに、セミナーの案内メールの書き方を解説していきます。メールに記載する内容は以下の4つに分けられます。

メールを書く前や送信する前には、上記の内容を網羅しているか再確認していきましょう。

件名の書き方

メールを受信した方が、最初に目にするのが件名です。件名を見て、メールを読むか否かを決める方が多いでしょう。

そのため、メールを読んでもらうには、件名で読み手の興味を惹かなければなりません。セミナーの案内メールであることを知ってもらい、かつ、インパクトがある言葉を使用しましょう。

件名に使える言葉の例は以下のとおりです。

また、セミナーに関する内容は、件名の最初に記載しておくと読み手が理解しやすくなります。インパクトのある言葉やキャッチコピー、メールの内容がわかる言葉を組み合わせて構成しましょう。

概要の書き方

メールを開いたときに、セミナーの概要をはじめに伝える書き方が大切です。読み手には、下記のような内容を伝えましょう。

セミナーの案内を結論から書くことで、読み手がセミナーに関する情報を理解しやすくなります。また、メールが長いと読む気力を奪いかねないため、短い文章や内容でわかりやすいことが大切です。

日時や場所の書き方

概要の次は、セミナーを開催する日時や場所などの詳細を書きましょう。

上記のように箇条書きにすると、情報を整理しやすくおすすめです。また、アクセスの方法やセミナーのタイムスケジュールを一緒に載せると、セミナーへの参加イメージがわきやすくなります。

申し込み方法の書き方

セミナーの概要や日時、場所を記載できたら申し込み方法を書きましょう。メールを読み、セミナーに参加したいと考えてくれた方が、すぐに申し込めるようにすることが大切です。

メールに返信してもらう方法やメールの中に「申し込みはこちら！」と記載し、クリックすると申し込みフォームに飛べるようにする方法もあります。いずれにしても、申し込み方法をシンプルにすることが大切です。

案内メールの例文

これまでは、セミナーの案内メールの書き方について解説してきました。ここからは、先述した内容を踏まえた案内メールの例文を紹介します。

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セミナーの案内では、最低限の内容を記載することがおすすめです。メール内に内容を増やしたいと考える方もいるかもしれませんが、内容を増やすことでセミナーの案内がわかりにくくなる可能性があります。

セミナーの案内メールだけでは情報を伝えきれない場合は、ホームページを併用して活用すると良いかもしれません。

セミナーの案内メールを作成するときの注意点

セミナーの案内メールを作成する際には、気を付けるべき注意点があります。先述した内容と重なる部分もありますが、再確認することがおすすめです。

会社全体を巻き込むトラブルにもなりかねないため、解説する内容には注意していきましょう。

一斉送信による個人情報漏洩に気を付ける

メールの一斉送信による個人情報漏洩には気を付けましょう。例文のように、多くの方にメールを送る場合は一斉送信が便利です。

しかし、メール内に個人情報が入っていた場合、一斉送信されると個人情報漏洩のトラブルにつながります。そのため、送信前には個人情報がメール内に記載されていないか確認することが大切です。

また、メールの宛先を「BCC」にすることで送信者以外にメールアドレスを知られることなく、一斉送信ができます。

目に付くような件名にする

案内メールを送る際は、目に付きやすい件名にしましょう。メールを受信した方が最初に目にするのが件名です。

読み手の興味を惹くような件名にすることで、メールを読んでもらえるきっかけになります。しかし、不安を煽るような件名は、胡散臭いと感じられる可能性があるため、控えるようにしましょう。

セミナーの内容をわかりやすく記載する

メールには、セミナーの内容をわかりやすく記載しましょう。読み手が知りたい情報は、箇条書きを用いたり、改行を加えたりするとわかりやすくなります。

セミナーのアピールしたい気持ちは大切ですが、メールの内容は極力シンプルにすることがミソです。

ターゲットを明確にする

セミナーを開催する際には、ターゲットを明確にしましょう。「〇〇に悩んでいる方」や「〇〇歳以上の方」、「投資に興味がある方」、「個人事業主の方」など、ターゲットを明確にしておくことで、セミナーに参加したことの満足感を高められます。

また、実際に悩んでいる方をターゲットにすると、悩みに寄り添ったセミナーを計画できるため、セミナーの質を高めることにもつながります。

セミナーの参加率を上げる案内メールの特徴

セミナーの参加率が上がる案内メールは、下記のような特徴があります。

この記事で何度もお伝えしていますが、メールをみたくなるような件名は大切です。また、件名にキャッチコピーを入れるのも良いかもしれません。

さらに、セミナーの内容がわかりやすく、申し込みをしやすいような記載方法も大切です。どちらかが劣ると、セミナーの参加率が下がる可能性があります。

メールの内容を簡潔でわかりやすい文章量にすることで、セミナーへの参加率が上がりやすくなります。

【まとめ】セミナーの案内メールを送って集客を進めよう

セミナーは、新規顧客の獲得や商品、企業の認知度を上げるきっかけにもなるでしょう。セミナーに参加してもらうためにも、興味を引くことができるような案内メールの作成が大切です。

セミナーの案内メールを作成する際には、ぜひ参考にしてみてください。

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