セミナーの案内メールの書き方は?注意したいポイントもあわせて解説!

2023.10.27

2024.05.14

セミナーでは新商品、新サービスの発表や体験、新規顧客の獲得を目的としています。かつてはセミナーを開催する際には、DMやチラシの配布が主流でしたが、近年ではメールで集客を行う企業がほとんどです。そんなセミナーメールですが、どのようなものを送るのが効果的なのでしょうか。

この記事では、高い集客率を目指すための案内メールの書き方を解説します。参加率の高い案内メールの書き方を知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

 

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セミナーの案内メールの書き方

はじめに、セミナーの案内メールの書き方を解説していきます。メールに記載する内容は以下の4つに分けられます。

  • 件名
  • 概要
  • 日時や場所
  • 申し込み方法

メールを書く前や送信する前には、上記の内容を網羅しているか再確認していきましょう。

件名の書き方

メールを受信した方が、最初に目にするのが件名です。件名を見て、メールを読むか否かを決める方が多いでしょう。

そのため、メールを読んでもらうには、件名で読み手の興味を惹かなければなりません。セミナーの案内メールであることを知ってもらい、かつ、インパクトがある言葉を使用しましょう。

件名に使える言葉の例は以下のとおりです。

  • 期間限定
  • 〇名様限定
  • 無料体験
  • 残り〇日
  • 〇〇で困っていませんか

また、セミナーに関する内容は、件名の最初に記載しておくと読み手が理解しやすくなります。インパクトのある言葉やキャッチコピー、メールの内容がわかる言葉を組み合わせて構成しましょう。

概要の書き方

メールを開いたときに、セミナーの概要をはじめに伝える書き方が大切です。読み手には、下記のような内容を伝えましょう。

  • セミナーの内容
  • 参加することのメリット

セミナーの案内を結論から書くことで、読み手がセミナーに関する情報を理解しやすくなります。また、メールが長いと読む気力を奪いかねないため、短い文章や内容でわかりやすいことが大切です。

日時や場所の書き方

概要の次は、セミナーを開催する日時や場所などの詳細を書きましょう。

  • 日時:〇月〇日(〇) 開始時刻~終了時刻
  • 会場:〇〇(住所)
  • 参加費用:〇〇円
  • 定員:〇人

上記のように箇条書きにすると、情報を整理しやすくおすすめです。また、アクセスの方法やセミナーのタイムスケジュールを一緒に載せると、セミナーへの参加イメージがわきやすくなります。

申し込み方法の書き方

セミナーの概要や日時、場所を記載できたら申し込み方法を書きましょう。メールを読み、セミナーに参加したいと考えてくれた方が、すぐに申し込めるようにすることが大切です。

メールに返信してもらう方法やメールの中に「申し込みはこちら!」と記載し、クリックすると申し込みフォームに飛べるようにする方法もあります。いずれにしても、申し込み方法をシンプルにすることが大切です。

 

案内メールの例文

これまでは、セミナーの案内メールの書き方について解説してきました。ここからは、先述した内容を踏まえた案内メールの例文を紹介します。

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件名:〇名様限定 肌の乾燥と別れませんか?スキンケアの新常識セミナー開催のご案内

本文:
〇〇に会員登録してくださっている皆様
会員登録してくださっている方の中から、〇名様限定でスキンケアの新常識セミナーを開催いたします!

<対象>
    • 肌の乾燥に悩んでいる方
    • 肌に合ったスキンケアが知りたい方
    • 肌年齢をやってみたい方

今回のセミナーでは、肌年齢の測定から肌の乾燥状態まで無料でお調べできます!
また、セミナーに参加してくださった方は、肌に合わせたスキンケアのサンプルを無料でお渡しさせていただきます。
セミナーの内容や、商品について知りたい方は、下記のURLからご覧ください。
(URL記載)

<日時・会場>
内容:スキンケアの新常識セミナー
日時:〇月〇日(〇) 開始時刻~終了時刻
会場:〇〇(住所)
アクセス:
参加費用:〇〇円
定員:〇人(応募者数が定員を上回った場合は、抽選とさせていただきます)

<申し込み方法>
申し込みを希望される方は、〇月〇日までに申し込みフォーム、またはメールでのご応募をお願い致します。

  • 申し込みフォームからご応募される場合こちら

(URL記載)

  • メールでご応募されるされる場合はこちら

メールアドレス:(メールアドレスを記載)

————————————————————

スキンケアの新常識セミナーに参加します。
お名前:
電話番号:
メールアドレス:
ご住所:

————————————————————

ご不明なことがありましたら、お気軽にご連絡ください。
ご応募お待ちしております。
————————————————————

セミナーを開催する事務所、または会社の連絡先を記載

————————————————————

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セミナーの案内では、最低限の内容を記載することがおすすめです。メール内に内容を増やしたいと考える方もいるかもしれませんが、内容を増やすことでセミナーの案内がわかりにくくなる可能性があります。

セミナーの案内メールだけでは情報を伝えきれない場合は、ホームページを併用して活用すると良いかもしれません。

セミナーの案内メールを作成するときの注意点

セミナーの案内メールを作成する際には、気を付けるべき注意点があります。先述した内容と重なる部分もありますが、再確認することがおすすめです。

会社全体を巻き込むトラブルにもなりかねないため、解説する内容には注意していきましょう。

一斉送信による個人情報漏洩に気を付ける

メールの一斉送信による個人情報漏洩には気を付けましょう。例文のように、多くの方にメールを送る場合は一斉送信が便利です。

しかし、メール内に個人情報が入っていた場合、一斉送信されると個人情報漏洩のトラブルにつながります。そのため、送信前には個人情報がメール内に記載されていないか確認することが大切です。

また、メールの宛先を「BCC」にすることで送信者以外にメールアドレスを知られることなく、一斉送信ができます。

目に付くような件名にする

案内メールを送る際は、目に付きやすい件名にしましょう。メールを受信した方が最初に目にするのが件名です。

読み手の興味を惹くような件名にすることで、メールを読んでもらえるきっかけになります。しかし、不安を煽るような件名は、胡散臭いと感じられる可能性があるため、控えるようにしましょう。

セミナーの内容をわかりやすく記載する

メールには、セミナーの内容をわかりやすく記載しましょう。読み手が知りたい情報は、箇条書きを用いたり、改行を加えたりするとわかりやすくなります。

セミナーのアピールしたい気持ちは大切ですが、メールの内容は極力シンプルにすることがミソです。

ターゲットを明確にする

セミナーを開催する際には、ターゲットを明確にしましょう。「〇〇に悩んでいる方」や「〇〇歳以上の方」、「投資に興味がある方」、「個人事業主の方」など、ターゲットを明確にしておくことで、セミナーに参加したことの満足感を高められます。

また、実際に悩んでいる方をターゲットにすると、悩みに寄り添ったセミナーを計画できるため、セミナーの質を高めることにもつながります。

セミナーの参加率を上げる案内メールの特徴

セミナーの参加率が上がる案内メールは、下記のような特徴があります。

  • 興味を引くような件名
  • セミナーの内容がわかりやすさ
  • 申し込みのしやすさ
  • メール全体の文章量

この記事で何度もお伝えしていますが、メールをみたくなるような件名は大切です。また、件名にキャッチコピーを入れるのも良いかもしれません。

さらに、セミナーの内容がわかりやすく、申し込みをしやすいような記載方法も大切です。どちらかが劣ると、セミナーの参加率が下がる可能性があります。

メールの内容を簡潔でわかりやすい文章量にすることで、セミナーへの参加率が上がりやすくなります。

【まとめ】セミナーの案内メールを送って集客を進めよう

セミナーは、新規顧客の獲得や商品、企業の認知度を上げるきっかけにもなるでしょう。セミナーに参加してもらうためにも、興味を引くことができるような案内メールの作成が大切です。

セミナーの案内メールを作成する際には、ぜひ参考にしてみてください。

 

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株式会社オフィス愛 コーエンプラス
代表 森本 啓仁

はじめまして、コーエンプラス代表の森本です。私たちは、10,000回以上の経験とケーススタディをもとに、講演会の成功と講師紹介のコンサルティングをおこなっています。この道一筋20年の提案力をもとに、自信を持ってサポートいたします。今後も継続的な成長に努め、より多くの方を講演会の成功に導けるよう、質の高い情報をお届けします。

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