講演依頼のメールのやりとりの方法は？連絡メールや返信メールの文例・テンプレートを紹介

セミナーや講演には講師が欠かせません。講演依頼のメールのやりとりは、ビジネスシーンで頻繁に行われます。依頼の内容や方法によっては、相手に良い印象を与えるため、気持ちよく講演を受けてくれるでしょう。逆に、適切ではない依頼の仕方をすると、相手の気分を害して講演を受けてもらえない可能性もあります。

この記事では、講演依頼をする際に盛り込むべき内容やマナー、実際に使えるメールの文例・テンプレートを紹介します。依頼メールを上手に送ることで、講演者に気持ちよく応じてもらうためのポイントを抑えましょう。

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講演依頼メールに盛り込むべき内容

講演依頼のメールは、内容が不十分でも無駄が多すぎても、相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。そのため、適切な情報を整理して伝えることが、円滑なやりとりの第一歩です。スムーズに講演を依頼するためには、主に以下の内容を盛り込むと良いでしょう。

1. 講演を依頼する理由

依頼の目的を明確にすることで、相手がどのような内容を期待されているのか理解しやすくなります。ビジネスの場では、具体的な目標を示すことが信頼を得るために重要です。

2. 日時と場所

日時や場所が決まっている場合は、具体的な詳細を含めることが必要です。候補日や場所がまだ決まっていない場合でも、いくつかの選択肢を提供することで、相手に選んでもらいやすくなります。

3. 講演料や交通費

講演料や交通費について、最初に明記することで、後々の誤解を防ぐことができます。特に予算に制限がある場合は、その旨を伝えることが重要です。

4. 講演者に求める内容

どのようなテーマや内容で講演をしてほしいのかを簡潔に伝えることが大切です。例えば、ビジネスに関連する最新のトピックや業界動向に焦点を当てた内容を依頼することがあります。

 講演依頼メールを送る際のマナー

講演依頼をする際のメールには、いくつかの基本的なマナーがあります。相手が快く応じてくれるように、以下のポイントを押さえておきましょう。

• 時間に余裕をもって依頼する
• 講演会の目的を明確にする
• 具体的な講演内容を伝える
• 依頼元の身元をはっきりとさせる
• 依頼後に変更をしない

時間に余裕をもって依頼する

講演の依頼は、相手のスケジュールに大きく影響するため、依頼は早めに行うことが望ましいです。特に講演者が多忙な場合、短期間での依頼では受け入れられないことがあります。理想的には、依頼は講演の1〜2ヶ月前には行い、相手に十分な準備時間を提供することが重要です。

もし急な依頼が必要であれば、その旨を伝え、可能な限り相手のスケジュールに配慮する姿勢を見せましょう。時間に余裕を持って依頼することで、相手も安心して依頼に応じやすくなります。

講演会の目的を明確にする

講演を依頼する目的を明確にすることは、講演者が自分の役割や期待されている内容を理解しやすくするために不可欠です。例えば、「社員のスキルアップを目的にした講演」や「業界動向に関する最新情報を共有してほしい」といった具体的な目的を伝えましょう。

明確な目的を示すことで、講演者も準備がしやすく、依頼者と講演者の間に認識のズレを生じさせません。講演の目的が不明確だと、内容が曖昧になり、結果として参加者の満足度が低下する可能性があります。

具体的な講演内容を伝える

講演者に依頼する内容は、できるだけ具体的に伝えることが重要です。抽象的な依頼内容では、講演者はどのように準備を進めるか悩んでしまいます。「最新の業界トレンドに関する講演」や「社員のモチベーションを上げるための具体的な方法を講演してほしい」など、テーマや内容を明確に示しましょう。

講演者は、依頼内容をもとに資料やプレゼンテーションの準備をします。事前に内容を伝えることで、スムーズに進行できるようになります。

依頼元の身元をはっきりとさせる

依頼元が不明確だと、講演者は本当に信頼できる相手かどうかを判断しづらくなります。そのため、企業名や団体名、依頼者の名前や連絡先など依頼元がどこからの依頼なのかをしっかりと伝えることが重要です。特に、初めて依頼する場合や大きなイベントの場合は、依頼者を明確にすることで相手に安心感を与えます。

また、講演の規模や参加者の人数など関連情報も記載すると、講演者がどのような準備をすべきかを判断しやすくなります。

依頼後に変更をしない

一度依頼をした後に、急に日時や内容を変更するのは避けるべきです。万が一、変更が必要な場合は、早めに伝えましょう。講演者は事前にスケジュールを調整し、準備を進めているため、変更に伴って再調整を強いられると関係が悪化する可能性があります。

変更する場合は、理由を明確に伝え、相手に十分な時間を与えて調整できるよう配慮しましょう。

講演依頼メールの文例・テンプレート

以下に、講演依頼メールの文例をいくつか紹介します。これらの文例を参考にして、状況に合わせて調整し、効果的な依頼ができるようにしましょう。

【テンプレート】

件名：【講演依頼】○○イベントにおける講演のお願い

〇〇〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇の△△（担当者名）と申します。

来る〇月〇日に開催予定の「〇〇イベント」において、貴社の〇〇〇〇様に講演をお願いしたくご連絡させていただきました。本イベントは、〇〇業界の最新トピックについて参加者に情報提供することを目的としており、〇〇〇〇様にご講演いただけると大変光栄に存じます。

講演の詳細については、以下の通りです。

日時：〇月〇日（〇）〇時～

場所：〇〇会場（〇〇市〇〇区〇〇ビル）

講演テーマ：「〇〇についての最新動向」

ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

△△（担当者名）

株式会社〇〇

連絡先：△△＠〇〇〇〇

講演依頼メールのNG例

講演依頼のメールで犯しがちなNG例を避けることが、円滑なやりとりのために非常に重要です。以下のような注意点を押さえて、相手に失礼のない依頼を行いましょう。

• 依頼内容が不明確
• 言葉遣いが適切でない
• 会社紹介がない
• タイトルが不適切

これらのNG例を避けることで、講演者に好印象を与え、スムーズなやりとりが実現します。

依頼内容が曖昧

まずは依頼内容が曖昧でないか確認しましょう。「〇〇の講演をお願いします」のように、詳細がない状態で依頼をしても、講師が対応可能かどうか判断がつきません。

講師が対応可能かを判断し、適切に準備をしてもらうために、「何のどんなことを講演してほしいか」を明確にすると良いでしょう。

言葉遣いが適切でない

言葉遣いにも気を配りましょう。言葉遣いが適切でないと講師に悪い印象を抱かせてしまいます。

例えば、依頼する際は「よろしくです」のように、砕けた言葉遣いは原則NGです。また、「よろしかったでしょうか」のように間違った使い方をした敬語を使わないように気を付けましょう。

言葉遣いのミスがないか、依頼文の最終チェックを行ったうえで依頼することが大切です。

会社紹介がない

依頼元が信頼できそうにない相手だと、講演者は講演依頼を断る可能性もあります。そのため、企業名や団体名、依頼者の名前や連絡先など依頼元についての紹介を行うことが重要です。

自社のホームページURLやサービスサイトなどを共有し、信頼できる相手だと感じてもらえるようにしましょう。講演を依頼する自分がどのような会社でどのような立場の人間かを伝えることが重要です。

タイトルが適切でない

講演のタイトルが適切か確認を行ったうえで依頼しましょう。依頼内容とタイトルに乖離があると、講師も受講者も手応えを感じられない講演となる可能性があります。そうなると、講演の満足度低下につながってしまいます。

依頼する前に、今一度タイトルと講演内容がマッチしているか確認をしましょう。

まとめ

この記事では、講演依頼のメールについて解説をしました。講師を招く上で最初のやりとりとなる依頼メールは講師との関係性を構築するために非常に重要です。メールで依頼する際は、言葉遣いや内容に注意しなければいけません。

これから、講師を招いた講演を行おうと考えている方は、この記事を参考に講演依頼メールを作成してみましょう。

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2. 豊富な経験と実績
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