講演会成功のための準備！企画のポイントやチェックリスト作成方法

講演会を成功させるためには開催までに準備が欠かせません。準備をしっかりと行い、自信を持ってステージに立つことで、講演会に参加する方々に強い印象を与えることができます。また、トラブルに備えてバックアップの用意も忘れずに行いましょう。

この記事では、講演会を成功させるための準備について、詳しく解説しています。講演会を無事成功させたいと考えている人は是非この記事を参考にしてみてください。

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講演会には何を準備すれば良い？

講演会を開催する際には、事前の準備が大切です。本番をイメージして、当日の流れや必要な準備をしておきます。講演会前の必要な準備は下記です。

それぞれ解説していきます。

講演会の企画

講演会の開催前は、企画としてしっかりと計画を立てる必要があります。これは、講演会に参加する方や準備に携わる方々などが、混乱しないようにするためです。特にイベントの明確化・予算・講師の依頼に大きく関わってきます。

イベントの目的を明確にする

講演会の目的を明確にすれば、講演会の具体的な中身を決めていくことができます。開催する講演会の企画は、5W1Hを意識して進めましょう。講演会の具体的な主旨を明確にすれば、講演会の中身も具体的に決めやすいからです。

5W1Hに沿って講演会の企画を構成すれば、情報も整理しやすくなり講演会に関わる人たちへの伝達もスムーズに行えます。また、講演会を行う際に集まる人の人数から、規模や講演会の予算も立てやすいです。

イベントの規模や予算を想定する

企画した講演会への参加人数から、会場の規模や予算を想定しましょう。会場の広さ・使用時間・アクセスの良さ・備品など、講演会のために考慮するべきポイントがあります。講演会の場所は複数をピックアップしておき、企画と予算に見合う場所を選ぶことが望ましいです。

講師の選定

講演会で講師を依頼する際は、講師料・テーマに合う講師を選定することがポイントです。知名度がある講師に依頼しても、講演会のテーマに合わなければ意味がありません。下記の講師料を目安にして、依頼を検討してみてください。

講師への講演会依頼

講師への依頼の際には、依頼するために時間を確保しておかなければいけません。講師への依頼方法・会場の打ち合わせについて解説していきます。

講師への依頼方法

講師への依頼方法は大きく分けて、直接講師に依頼する方法と講師紹介エージェントに依頼する方法があります。直接依頼する場合は、電話やメールよりも手書きの文面の方が丁寧で講師から好感が持たれやすいです。

講師紹介エージェントを介して依頼する場合は、講演のテーマから最適な講師をマッチングしてもらいましょう。

講師との打ち合わせ

講師が決まれば、講演会当日の打ち合わせを講師と行います。ただし、講演会に必要なものがなければ、打ち合わせは必要ない場合もあるため確認しておきましょう。また、コロナ禍によりオンラインでの打ち合わせも増えています。

お互いのスケジュールが合う、打ち合わせの仕方を選ぶことがおすすめです。

会場の手配

講演会の明確な開催日時が決まれば、すぐに会場の手配に動きます。なぜなら、講演会を開催するための場所を貸切る状態となるため、会場のスケジュールを確認する必要があるからです。

また、会場選びでは希望する条件に合った会場を複数ピックアップして、予約の確認をしてておきましょう。

広報宣伝

会場の手配後は、ポスターやSNSなどを使用して宣伝します。なぜなら、講演会を対象とする方々へ、集客のための告知をしなければならないからです。講演会のターゲット層によっては、重点的に宣伝が必要になります。

講演会までに必要しておくものとチェックリスト

講演会までに余裕を持って準備するために、下記のものを確認しておきましょう。

それぞれ、詳しく解説します。

講演の台本や進行表

講演会をスムーズに進行させるためにも、講演のマニュアル・進行表・台本の作成をしましょう。マニュアルには詳しいタイムスケジュール、緊急時の対応方法や対応する担当者などの詳細を記載しておきます。

進行表には、講演会当日の流れと共に担当スタッフ・会場入りから解散までの動きをまとめておけば、全体の把握が可能です。

また、当日の司会者や講師の台本も作成して、繰り返し練習をしておきます。講演会の本番時に噛んだり、言い間違えたりすることを避けるためです。いずれも準備しておくことで、講演会の成功につながります。

案内チラシやパンフレット

講演会の案内チラシやパンフレットを準備して、講演会の具体的な中身を告知します。講演会前の案内は集客をメインとしていますが、当日はパンフレットを作成しておくと講演会が終わっても見直しが可能です。また、講演会に参加した方々の印象にも残ります。

チェックリスト

講演会のためのチェックリストを作成する際は、下記の項目を意識してチェックリストを作成してみてください。

それぞれ、具体的に解説していきます。

会場設営で使うもの

講演会場の設営で使うものをリスト化しておくと、全体を把握しやすいです。チェック項目を表にまとめました。

会場の状況把握だけではなく、参加者・スタッフの人数も把握しておけば、当日の予期せぬトラブルにも対応できます。

講師が舞台で使うもの

講演会のテーマによっては、講師が舞台上で使うものも異なります。舞台で使うもののチェック項目を表にまとめました。

講師との打ち合わせで決まっている項目に関しては、再確認の意味も込めてチェック項目に入れておくことがおすすめです。

その他控室などで使うもの

控室では、主に依頼した講師が使用します。控室で使うもののチェック項目を表にまとめました。

季節によってはブランケットなども準備しておくことがおすすめです。

講演会前日から当日までの準備

講演会を成功させるためには、講演会前日から当日までしっかりと準備を整えておくことが重要です。講演会の企画や広告宣伝だけではなく、会場の設営・配布資料の確認・飲み物などの準備品など、参加者や依頼した講師が必要とする物を確認しておきましょう。

トラブルなどで慌てないためにも、前日・当日でもチェックが可能なリストを作成して、講演会に備えましょう。

【まとめ】準備の流れを知って講演会を成功させよう

講演会を成功させるためには、準備が欠かせません。講演会の目的やテーマを明確にし、参加者を把握しましょう。そして、講演会場や日時・参加者数などの必要な情報を把握して、適切な会場を選んだり、広告宣伝を行います。

当日は、事前に作った進行表やチェックリストを参考にしてリハーサルを重ねてスムーズな進行を心がけてください。準備の流れをしっかりと把握して、講演会の成功につなげましょう。

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