講演会とは？初心者でもわかる基本的な知識と開催・準備方法を徹底解説！

講演会と聞くと「何かを勉強する場所」といった認識だけで、実際にはどのような目的や効果があるのか知らないという方もいるのではないでしょうか。いざ講演会の企画や開催を任されても、どのように進行させればいいのか迷う方も多いはずです。

この記事では、そもそも講演会とはどのようなものなのか、開催までの準備や開催方法、講演会のメリット・デメリットについて解説します。また、セミナーや研修会との違いについても紹介するので、講演会についての認識を深めるための参考にしてみてください。

 

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講演会とは？

ここでは、講演会の概要や定義について紹介します。講演会を開催するメリット・デメリットを知って、講演会についてしっかりと理解しましょう。

講演会の概要と定義

講演会とは、1つのテーマを設定し、そのテーマに沿った話を講師が聴衆に対して行います。講演会にはテーマに興味を持った方がたくさん出席するため、話の内容には権威性を持たせることが大切です。
そのため、講師にはテーマの内容について専門知識を持っている方や実体験のある有名人などが招かれる傾向にあります。

講演会に出席する方が「自分の仕事や人生に役立つ話だった」といった感想を持ってもらえれば、その講演会は成功といえるでしょう。

講演会の目的や効果

講演会を開催する目的は、人材育成・社員教育・人生のモチベーションアップ・企業や学校の周年記念・販売促進イベントなど多種多様です。目的を明確にしておくと、テーマや講師の決定がスムーズです。

講演会の開催によって確固とした効果を得るためには、ターゲットとする人物像を細かく設定すると良いでしょう。年齢・性別・興味・関心にマッチしたテーマで講演会を実施すれば期待する効果を得ることができます。

講演会を開催するメリットとデメリット

講演会のメリットは、一度にたくさんの参加者を集められる点です。講演会を開いた後に親睦会を開催すれば、人脈の確保やビジネスの幅を広げられるでしょう。また、参加者は講演会のテーマに興味を持っていることがわかっているため、関連する自社の商品を宣伝するチャンスにも恵まれるはずです。

講演会を開催するデメリットとしては、テーマの決定・会場や講師の確保など手間がかかる点や、講師への謝礼やプロモーション費用などのコストがかかる点が挙げられます。さらに、講演会の品質を上げるために参加者へのフォローアップも欠かせません。

講演会とは？目的による呼び方の違い

講演会には類似した会合があり、呼び方もさまざまです。ここでは、講演会とセミナー・研修会の違いについて解説します。

セミナーとの違い

セミナーは、ドイツ語の「ゼミナール」が語源であり、学生を対象とする講義や研修を意味するものでした。しかし、現代では特定のテーマに沿ってイベントが開催され、興味を持っている方が自主的に参加するものをセミナーといいます。

講演会との違いの1つは、参加者の数です。講演会では数十〜数百人が集まりますが、セミナーでは30〜50人程度が集まります。また、セミナーでは参加者もテーマに対して勉強や研究をしている可能性が高く、セミナー実施後は質疑応答の時間が設けられることがあります。

講座との違い

講座とは、学問や知識について学習するための集会のことを指します。取り扱うコンテンツは比較的専門性が低いことが多いです。参加者は取り上げられているテーマについてあまり知識がなく、これから学習を始めるといった方がほとんどです。「座」の文字どおり座学が多く、実技はあまり実施しません。

一方、講演会は講師から学んだものを自分の仕事や学習で生かせるように、実践的な練習や実技を伴ったものが多く見られます。

研修会との違い

研修会は、英語で「training」を意味し、目的を果たすために必要な知識や技能を身につける集まりのことをいいます。社会人が仕事のスキルを身につけるために開催され、該当の社員が参加するという光景を思い浮かべる方が多いのではないでしょうか。

講演会で参加者は講師の話を座って聞くのに対して、研修会は実技や課題をこなす必要があります。また、同義語とされる講習会はスキルやノウハウを学ぶものとされていて、研修会はさらに実践的な実技を学ぶ場所とされています。

講演会の企画・開催方法

講演会を開催するにはさまざまな準備が必要です。ここでは、企画から集客方法に至るまで開催の準備について詳しく解説します。

講演会の企画のポイント

講演会を開くにはしっかりとした企画が必要です。企画を立てる際は、5W1Hにそって企画を立てると抜け落ちる心配がありません。

【5W1Hとは】

5W1Hの順番で企画を考案していくと、情報が整理しやすくなるので、初めて講演会の企画を手掛ける方にもおすすめです。開催目的も明確になるため、テーマ決めや内容の決定もスムーズに進められます。

講演会の開催方法

講演会を開催するには、4つのステップで進めていきましょう。4ステップの詳細は以下のとおりです。

1. 講演会の企画立案
2. 講師への出演依頼
3. 講演を円滑に進めるための準備
4. 講演当日の対応

講演会を開催するための準備には、講師の交通チケットや宿泊先の手配・会場の確保・プロモーションなどはもちろん、講演会が終了してから講師へのお礼状やアンケートの集計などが含まれます。

講演会の集客方法と注意点

講演会の企画立案と同時進行して、集客方法にも留意しておきましょう。集客には講演会の規模にもよりますが、一般的にはポスター・チラシ・新聞や雑誌広告・テレビやラジオCM・ホームページなどが考えられます。

しかし、講師の知名度や人気度によっては比較的簡単に集客が期待できる場合もあるので、労力や費用をかけずに満席が期待できるかもしれません。集客に利用するツールは予算に合わせて無理のないものを選びましょう。

 

講演会の準備

講演会の会場が決まれば、講師やスタッフが使用する道具類が必要になります。抜け落ちてしまうと当日になって慌てるので、事前にしっかりと準備しましょう。

講演会に必要なものとは？

講演会には、実にさまざまなものの準備が必要になります。準備段階でチェックリストを作成しておくと、忘れる心配がありません。チェックリストには次のようなものを記載しておきましょう。

その他にも講師からリクエストされたものも用意しておく必要があります。ステージ上で使うものだけでなく、控室で使う備品の準備も必須です。

講師の選定と依頼方法

講演会の内容に権威性を持たせるためにも専門的な知識を持った方を講師に選びましょう。何人か候補をあげておき、優先順位の高い方から打診してください。万が一、断られた際も候補が数人いれば慌てずに済むはずです。

依頼にはメール、または書面にて講演会の主旨と出演してもらいたい旨を記載しましょう。個人的にアポイントが難しい場合は、講師を紹介してくれるサイトがあるので、利用するのも1つの方法です。

講演会の進行に必要な打ち合わせとリハーサル

講演会の日程が決定したら講師との打ち合わせをします。講師に確認しておく項目は以下のとおりです。

パソコンは必要かどうか（mac、windowsのどちらか）
立って話すか座って話すか
配布物の有無
その他の準備物について