成功する講演会の企画とは？成功させる4つのポイントを徹底解説！

これらを企画書に盛り込み、さらに開催主旨・予算・講師などを記載してください。講師については肩書きやプロフィールはもちろん、講演内容の概要を300字程度にまとめておくと読み手にとってわかりやすい点に加えて、説得力が高まります。

チェックリストの作成方法

講演会には実にさまざまな物品が必要です。どれも抜けてしまうと進行を妨げる原因となりかねないため、チェックリストを作成しておきましょう。チェックリストは【会場設営に必要なもの】【舞台上で必要なもの】【控室で必要なもの】にわけておくと見やすくなります。

どのようなものを準備すればいいのか迷う場合は、講演会開催のプロに相談してみてはいかがでしょうか。思いもよらぬ準備品が見つかり、講演会で役に立つでしょう。

講演者選びのポイント

講演会の集客に大きな影響を及ぼすと考えられる講演者選びは、慎重に行いたいものです。ここでは、どのようなポイントを押さえて講演者を選べばいいのか、また依頼する方法にはどのようなものがあるのかについて解説します。

講演者の選び方

講演会を開催する目的をはっきりさせると、適切な講演者が見つかりやすくなります。「集客を目的としている」「スキルアップを目指したい」などの目的が明確であれば、当初予定していなかった潜在的な候補者が見つかる可能性もゼロではありません。

著名人を講演者として選ぶ場合は、参加者の年齢層にも注意が必要です。若い世代には有名でも中高齢者には知名度が低いケースもあるので、選定基準をしっかりと定めてください。

講演者の依頼方法

講演者のホームページに送付先が掲載されている場合は、直接依頼文を送付できます。手書きの依頼文であれば丁寧な気持ちが伝わりやすいかもしれません。しかし、若い方やIT関係の著名人の場合は、eメールの方が利便性が高いと考えられます。

また、知人のコネを利用して講演者を紹介してもらう方法もあります。多少でも繋がりがあれば、まったくの初対面よりも講演を引き受けてもらえる可能性が高まるでしょう。「依頼書をいきなり送るのは気が引ける」と思う方は講師紹介会社を利用するのも1つの方法です。

依頼する側はもちろん、依頼をされる側も講師紹介会社を利用することで安心して講演を開催することができます。

講演会の依頼については「【例文あり】講演で講師に依頼するときのポイントは？作成する際の注意点などとあわせて解説！」をご覧ください。

講演会の場所選びのポイント

講演会場を選ぶには、参加者人数が収容できる広さと予算との兼ね合いが大切ですが、それ以外にも細かなチェックポイントがあります。ここでは、見落としがちな会場選びのポイントについて解説します。

会場の選び方

会場選びのポイントは全部で8個です。チェックリストに記載して、抜け落ちないよう注意して選んでください。

会場を決める前に下見が可能であるかどうかも大切なチェックポイントです。ホームページやカタログの情報だけで決定してしまうと、希望が叶わないこともあるかもしれません。

講演会の会場選びについては「講演会の会場を選ぶポイントは？絶対に間違えない会場の選び方を徹底解説！」をご覧ください。

会場の準備方法

講演会場の準備で悩ましいのは座席のセッティングです。ここでは2つのセッティング方法について紹介します。

まず、講演会で多用されているのがスクリーン形式です。講演台を会場の前部に設置し、そちらを見るように座席をレイアウトします。椅子を並べるだけなので、設置も片付けも簡単であるのが利点です。

2つ目は、参加者同士が机を挟んで向かい合うように2列に並ぶアイランド形式です。参加者同士の意見交換がしやすく、一方的になりがちな講演会も盛り上がりが期待できます。

講演会の予算管理

講演会の予算を立てずに会場や講演者選びはできません。予算内に収まるようにすべてをセッティングするのは大変ですが、大切な仕事です。ここでは、講演会の予算について詳しく解説します。

講演会の予算設定方法

講演会の予算の柱として、会場の利用料と講演者の講演料があります。企画を立てる際、この2つの予算はどのくらいになるのかをイメージしておきましょう。見落としがちなのは、講演者の交通費です。講演者が著名人であれば、マネージャーの同行もあるので、最低でも2人分の交通費が必要になるでしょう。

また、新幹線を使うのか、飛行機での移動になるのかも大切なポイントです。グリーン車・プレミアムシートなど座席タイプによっても予算は異なります。

講演会予算の広告宣伝方法

予算の膨らみ具合によっては、講演会の宣伝にかかる広告費用で調整が可能です。ポスターやチラシを制作する場合は、サイズや枚数によってかかる費用も大きくなります。しかし、SNSなどを利用する場合は無料での宣伝も可能です。

また、SNSから自社のホームページへ誘導できれば効率的な集客が期待できるかもしれません。大きく予算が取れるのであれば、テレビCMや広告などの方法もあります。

講演会の質の向上のために

講演会は終了すればそれで終わりではありません。次回につながるような作業をしておくと講演会の質向上につながります。ここでは、アンケートの取り方・改善点の反映方法について解説します。

アンケートの取り方

講演会終了後に効率的にアンケートを取るためには、重要項目の質問を先に聞くようにしましょう。アンケートは最後になるにつれて回答率が下がるので、質問の優先順位を考えることは大切です。

また、自由回答欄が大部分を占めていると、参加者が負担に思うかもしれません。できれば選択形式で気軽に答えられるようにしておくと良いでしょう。さらにwebアンケートの場合は、必須回答に設定しておけば、回答率が上がると考えられます。

改善点の反映方法

アンケートの内容を次回の講演会に反映させるためには、質問内容を吟味する必要があります。例えば、講演会の満足度や、一番ためになった話などを聞くと改善点が見えてくるはずです。

また、会場運営についても回答を求めておくと、次回の講演会に反映できます。講演者の声のボリュームや話すスピードについて正直な回答が得られれば、講演者へのフィードバックも可能です。

【まとめ】講演会を成功するためには企画が重要！

講演会は企画力が試される場所です。予算から会場や講演者を決定したり、会場のレイアウトを決めたりと仕事は多岐に渡ります。また、予算に応じた宣伝方法も模索しなければなりません。

講演会の企画に不安があるのであれば、専門家に相談するのも一つの手です。コーエンプラスなら豊富な実績とノウハウがあるので、主催者をバックアップできます。自分では気づかなかった提案をしてもらい、講演会の企画を成功させましょう。

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