講演会の会場を選ぶポイントは？絶対に間違えない会場の選び方を徹底解説！

講演会開催にあたり、会場選びは重要な工程です。しかし、数多くの会場があるため、決めかねている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、講演会を開催する会場選びのポイントや会場の種類などについて詳しく解説します。講演会で、適切な会場選びをするための参考にしてください。

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講演会では会場が重要

講演会の会場選びは、講演者や参加者が有意義な時間を過ごすための重要な工程です。素晴らしい講演者を呼んだとしても、会場のアクセスや設備が悪いと、参加者が少なくなってしまいます。

より良い会場を選ぶことによって、講演者や参加者から「また講演したい、また参加したい」という反響の声があるかもしれません。主催者は、講演会の目的や規模に合わせて、適切な会場を選ぶことを怠ってはいけません。

講演会会場の予約方法

講演会を開催する会場が決まれば、次は会場の予約です。予約したい会場のホームページなどを確認し、電話やメールなどで予約を取ります。一方で会場によっては、予約管理アプリの導入をしている会場もあります。その場合はアプリの指示に従って予約を取りましょう。

特に土日や祝日は予約が殺到し、万が一会場の予約が取れない場合も考えられます。会場の選び直しを避けるためにも、会場が決まり次第、早めに予約をするのが最善です。

講演会に適した会場の種類と特徴

講演会に適した会場は、以下の3種類が挙げられます。

イベントスペース

イベントスペースは、大規模・小規模の講演会やセミナーなどに適している会場です。会場自体もスペースにゆとりがあるため、多くのお客さんがひとつの会場に集まった際も無理なく収容できます。

さらにイベントスペースでは、椅子やテーブル、マイクなどの音響設備も完備している会場が多いため、別の場所からレンタルする手間が省けます。少ない準備で講演会に望めるのは、イベントスペースの大きなメリットです。

ホール

ホールは、特に大規模で行う講演会やセミナーに特化している会場です。運営元が民間もしくは自治体が運営しているものがあり、収容人数や料金形態も変わります。

また、ホールによってはレストランが併設している場合もあるため、講演会やセミナー後に、懇親会を行うことも可能です。ホテルに併設しているホールを利用すれば、遠方から来たお客さんがそのままホテルに宿泊もできるため、利便性が良いといえるでしょう。

貸し会議室

貸し会議室は、小規模な講演会を開催する場として適しています。都市部では貸し会議室の数も多いため、さまざまな場所と比較しながら選ぶことが可能です。

また、参加者の人数に合わせて会場の規模を細かく選びやすいメリットがあります。一方で、貸し会議室によっては、講演会開催にあたっての設備が整っていない場所や、映像や音響機材の専門スタッフが在籍していない場所もあるため、事前に確認しておきましょう。

講演会会場を選ぶときのポイントは？

ここからは、講演会の会場をどうやって選べば良いのかを、以下のポイントに分けて解説します。

それでは1つずつ見ていきましょう。

必要な機材が揃っているか

講演会開催にあたり、マイクなどの音響機材や映像を映すためのプロジェクターなどの機材が必要です。しかし、これらの機材は会場によって用意がある場所とない場所があります。

そのため、会場に自分たちが利用したい機材の用意があるか否か確認しましょう。確認方法としては、ホームページからの確認や、会場の担当者に直接連絡を取るのも有効です。

参加者を十分に収容できるか

多くの参加者がいるにも関わらず、参加者に見合わない狭さでは、隣同士の間隔が狭くなってしまい窮屈な印象を与えてしまいます。

一方、あまりにも部屋が広すぎると余計な空間が多くなり、寂しい印象を与えかねません。そのため、1テーブルには大体2人程度で座り、スタッフの席も用意すると仮定し、窮屈な印象を与えることなく、少しゆったりめに参加者を収容できる会場を選びましょう。

人が集まりやすい場所にあるか

講演会にはリピーターのお客さんのみならず、初めて来場するお客さんも多いことが予想されます。そんな時、会場が駅から徒歩圏内の距離にあることや、雨の日でも濡れずに会場へ向かえる、比較的人が集まりやすい場所に会場があるかは、非常に重要です。

会場までの道のりが長いもしくは複雑であれば、講演会に人を集めるのは難しいため、人が集まりやすい立地にある会場を押さえておくのも大切です。

規模や参加者ニーズに見合った会場か

ホームページ上などで会場を確認する限り、規模や参加者のニーズに合っていると思っても、実際に確認すると違う場合があります。

例えば、ホームページ上で確認すると十分な会場の規模感だと思っても、実際に足を運んでみると想像外に小さめの規模感だったということもあります。そのため、選んだ会場の規模感や参加者のニーズと乖離していないか、事前に下見しておきましょう。

落ち着いた雰囲気か

講演会に来場する多くのお客さんは、主催者の話をじっくり、静かな空間で聞きたいと思っている人が大半を占めます。そんな中、講演会を行う会場が幹線道路に面している場合や、会場付近で大型なイベントや工事を行っている場合、雑音が参加者の耳に届き、落ち着いた環境でじっくり講演内容を聞けません。

このような事態を防ぐためにも、会場内だけでなく会場の外にも目を向け、周辺環境がどういった環境か確認しましょう。

インターネット環境が整っているか

昨今、オンラインやハイブリット講演を開催する機会が増え、インターネット環境は欠かせない存在となりました。特にオンラインやハイブリット講演を行う場合、インターネット環境が整っていなければ開催自体ができません。会場を選ぶ際、インターネット環境の確認をしましょう。

さらに、講演中にインターネット環境に不具合が発生し、映像や音声が乱れてしまうアクシデントに備え、トラブル対応ができるスタッフを配置すると安心です。

懇親会やパーティーが可能か

講演会終了後に、懇親会やパーティーを行うことで、主催者と参加者の距離が縮まるだけでなく、講演会の感想を生の声で聞けます。

そのため、今後開催する講演会のクオリティー向上にも役立つ場となります。一方、参加者も主催者側に質問やフィードバックをもらうこともできるため、両者にとって、有意義な時間を過ごすことができるでしょう。

このことから、懇親会はなるべく開催し、懇親会の会場は移動を伴わない場所で開催するのが良いです。

会場の感染予防対策

講演会の会場において、大規模なクラスターを発生させないための配慮は必要です。しかし、コロナも緩和されてきていることもあるで、必要であれば以下の対策をしてください。

このような主催者の行き届いた配慮により、有意義で気持ちのいい講演会になるでしょう。

【まとめ】快適な会場環境で講演会を成功させよう

今回は講演会の会場を選ぶポイントについて解説しました。特に、収容人数や開催場所、参加者のニーズにマッチしているかが大切です。どれだけ良い講演会でも選ぶポイントを間違えてしまうと成功しにくいので気を付けましょう。

また、会場の選び方に自信がない方はプロへの相談も1つの手段です。コーエンプラスでは講師選びから場所選びまでサポートを行っています。来場してくれた方に満足のいく講演会ができるよう務めましょう。

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2. 豊富な経験と実績
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