【例文あり】講演で講師に依頼するときのポイントは？作成する際の注意点などとあわせて解説！

講演会を開催する際、講師選びに気を使うと同時に、依頼文の作成や依頼するタイミングに頭を悩ませる方も多いのではないでしょうか。講師と面識がない場合は、失礼がないよう細心の配慮が必要であり、依頼文に不備があれば断られる原因にもなりかねません。

この記事では、講師に講演依頼をするスケジュールや講演依頼メールの例文などを紹介し、講演会が成功するようお手伝いをします。これから講演依頼をする方は、参考にしてください。

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講師に依頼メールを送るときのポイント

講演依頼メールは余裕を持って送付したいものです。ここでは、講演依頼をする際のスケジュールの立て方やメールに記載すべき内容について紹介します。

余裕を持ってスケジュールを立てる

講演会の講師に選ばれる方は、他の講演会や執筆などさまざまな依頼を受けており、多忙なことが多いです。日程がすぐに埋まってしまう可能性が高いため、スケジュールに余裕を持って依頼をしましょう。

講師が予定を立てやすいように、少なくとも3〜1ヶ月前には連絡することをおすすめします。依頼メールには回答期限を記載しておくと、いつまでに返答すれば良いのか明確になり、印象も良くなります。

報酬について事前に伝えておく

講演会の報酬は、講師によって金額が大きく異なります。交通費や宿泊費、また電車の座席の種類や宿泊施設のレベルなども考慮が必要です。依頼メールには交通費や宿泊費も含んだ報酬金額を記載してください。講師が引き受けるかどうかの判断基準にもなり、報酬金の相談も可能になるかもしれません。

報酬について伝える文章には「〇〇円を予定しておりますが、いかがでしょうか」と疑問形で伝えると印象良く思ってもらえるでしょう。

依頼メールの内容は簡潔にまとめる

依頼メールには、講演会の趣旨や聴講者の年齢層など記載し、希望の依頼内容を簡潔に伝えてください。「新入社員向け」「営業職のための」など曖昧な書き方では、講師の混乱を招くだけでなく、依頼したかった趣旨を理解してもらえないことがあります。

以前に講師の講演会を聞いていた場合は、「あの講演と同様の内容で」など具体的な例をあげるのもおすすめです。また、避けてもらいたい言葉などがあれば、伝えておくとよいでしょう。

良い講演依頼メールと良くない講演依頼メール

具体的にどのようなメールが良くて、どのようなメールが良くないのか判断に迷う方も多いはずです。ここでは、メールの書き方について紹介します。

良い講演依頼メール

伝えたい内容が簡潔に、理解しやすく書かれているメールが良い依頼メールといえます。講演の趣旨やターゲット層はもちろん、日程や報酬など項目別に書かれていると、読みやすく好感を持ってもらえるはずです。

講師が引き受けるべきかどうかの判断材料になるよう、どのような話を希望しているかも記載しておきましょう。講師からも相談しやすく、前向きな返事がもらえるかもしれません。

良くない講演依頼メール

講演会についての熱い思いが長文で書かれていると、講師の読む気力が削がれてしまいます。また、開催者側の自己紹介が詳しく書かれているメールもうんざりするかもしれません。伝えたい内容がすぐに伝わる文章を心がけましょう。

また、具体的に話してもらいたい内容が書いてなかったり、日程や報酬金額が抜けていたりすると、スケジュール調整はおろか、引き受けて良いかどうかの判断もできなくなります。依頼メールを作成する際は、読む側の気持ちになって書くことが大切です。

講演依頼メールの例文

講師が読みやすく、内容がわかりやすい講演依頼メールの例文を紹介します。伝えたい内容を端的にまとめたので、参考にしてください。

講演依頼メール例文①

件名：創立記念式典講演会のご相談
〇〇様
株式会社〇〇の〇〇と申します。
この度は、創立記念式典のご相談をしたくご連絡を差しあげました。
下記のとおり、ご検討いただければ幸いです。
日程：2023年6月10日（金）
時間：15：00～17：00（120分）
会場：〇〇ホール テーマ：「社会を創るリーダーシップ」など
講演料：100万円（交通費別）
ご多忙中とは存じますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具

講演依頼メール例文②

​​〇〇先生
〇〇株式会社の〇〇（担当者）と申します。
この度は、弊社で開催する講演会「社会を創るリーダーシップ」の講師をお願いしたく、ご連絡を差し上げました。
講演会は、2023年6月10日（金）15：00～17：00に、〇〇ホールにて開催を予定しております。
参加者は、弊社の社員および関係者約100名です。
講演料は、100万円（交通費別）を予定しております。
〇〇先生のご都合がよろしければ、ご検討いただけますと幸いです。
ご多忙中とは存じますが、ご返信のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具

講演依頼メールは件名も重要

講師はたくさんのメールを受け取っている場合があります。特に著名な講師になると講演依頼メールだけでも、1日に何通も受信しているかもしれません。そんなたくさんのメールの中から講師の目に留まるためには、メールの件名はとても重要な項目です。

例えば、件名に「2023/7/1　大阪　講演会のお願い」と書いておけば、ひと目で内容がわかります。件名に日付と場所を書いておけば、再度お願いをする際も、先に送付したメールの検索がしやすく、すぐに見つけてもらえるはずです。

講演依頼メールを作成する際の注意点

講演依頼メールを作成する際は3つの点に注意しましょう。ここでは、失礼のない依頼メールの作成法について紹介します。

送信者の身元がわかるようにしておく

送信者の身元の記載は必須事項です。送付した人がどこの誰かがわからなければ、どのようなビジネスの相談も承諾はできません。会社名・所属部署は必ず明記し、必要であれば会社のホームページのURLも記載しましょう。

また、長文で自己紹介が書かれているメールも、なかなか要件が見えてこず、相手に不快な思いをさせてしまいます。あくまでも簡潔にわかりやすく身元の記載をするよう心がけてください。

丁寧に依頼するようにする

講演会の出演依頼をする際は、一方的なお願いにならないよう注意しましょう。「とりあえずスケジュールだけ教えてほしい」といった物言いでは、悪い印象を持たれかねません。面識がないのであればなおさら、丁寧な依頼を心がけるべきです。

突然、講師のお願いをするわけなので、「不躾ではありますが」「恐縮ながら」などの一言を添えるようにしてください。講師は多忙であるとの前提で、お願いのメールを書くと気持ちよく相談に応じてもらえるかもしれません。

期限が短い場合は返信期限を設定する

急な講演依頼の必要があったり、早めに回答が欲しかったりと諸事情が生じる場合も少なくありません。そのような時は、依頼メールに回答期限を記載し、期日までに返信がもらえるようお願いしましょう。

ただし、「締め切りを厳守してください」などの高圧的な物言いは厳禁です。必ず「恐縮ですが」「お手数をおかけして申し訳ありません」など、多忙な講師の立場を思いやる言葉を添えてください。

【まとめ】丁寧な姿勢で講演依頼をしましょう

講師は毎日たくさんのメールを受信するため、件名に用件を書くと早く気づいてもらえる可能性が高くなります。お願いの主張ばかりを優先しないよう注意し、謙虚さが伝わる言葉を選んでください。

また、早めに回答が欲しい場合は、回答期限を設け、期限内の返信をお願いすると良いでしょう。その際は、恐縮している気持ちを伝える言葉が必要です。丁寧な気持ちが伝わる依頼メールを作成し、素晴らしい講師をお迎えできるようにしてください。

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2. 豊富な経験と実績
3. 親身な対応

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