セミナーの開催方法は？準備から開催後までの手順やポイントを解説

セミナーといっても、様々な開催方法があります。特に、昨今ではウェビナーというオンラインで開催するケースも増えており、セミナーの選択肢が増えました。

では、セミナーの開催方法としてどのような準備が必要になるのでしょうか。この記事では、セミナーの開催方法として、準備から開催後までの手順やポイントを解説します。

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そもそもセミナー運営とは？

セミナー運営とは、セミナーを運営することを指します。セミナーを運営するためには、目的を明確にする必要があります。

なんとなくセミナーを運営しても、セミナーにより得られる効果が期待できません。セミナーを運営するためにはノウハウが必要であり、経験と実績が必要です。

特に、経験についてはすぐに得られるものではなく、実際にセミナーを運営して実績を積んで蓄積していく必要があります。セミナー運営のノウハウについては、以下の記事で詳しく解説しています。

【知らなきゃ損】失敗しないセミナー運営とは？セミナーを成功させる方法を徹底解説！

セミナーの開催方法は？当日までの準備

セミナーを開催するためには、さまざまな準備が必要です。当日までの準備としては、以下の項目について対応する必要があります。

各準備について、詳しく解説します。

セミナーの目的を決める

最初のステップで実施すべき項目は、セミナーの目的を決めることです。セミナーをおこなう目的としては、新規顧客の獲得や既存顧客に対して顧客満足度を高めるためなどがあります。

ターゲットを明確にしたら、どのようなセミナーを開催するのが適切であるかを考えます。新製品やサービスを紹介して導入を検討してもらうためにセミナーを開催する場合、デモンストレーションなどを含めて、顧客のニーズにマッチした内容にする必要があります。

参加者がどのような課題があるかを把握し、セミナーによって得られることを明確にして、セミナーの目的を決定してください。

セミナーの目的については、以下の記事で詳しく解説しています。
セミナー開催は目的を明確に！5つの目的と設定のポイントを紹介

日時・会場・内容などの具体的な計画

セミナーの目的が定まったら、実際にどのような日時や会場で開催するのかを決定します。日時については、ターゲット層が参加しやすいタイミングを設定するのが一般的です。

会場については、なるべく多くの参加が見込まれる、アクセスが良い場所に設定してください。会場の広さも重要であり、規模に応じて適切なサイズの会場を確保しなければなりません。

なお、集合セミナーではなくウェビナーを開催する場合、基本的には会場を確保する必要はありません。開催時間についても、ウェビナーの場合は平日夜など集合セミナーよりも比較的自由に設定しやすいメリットがありますが、集客方法はしっかりと決めておくことが重要です。

日時や会場を決める上で、セミナー内容も重要な決定事項です。明確なコンセプトを決めて、なるべくテーマを絞った内容にしましょう。

講師の選定

セミナーを成功させるためには、講師の選定も重要なポイントです。講師については、基本的には社内のメンバーから指名する場合が多いですが、専門性が高い内容であれば、外部講師の指名も検討する必要があります。

セミナーのテーマに対して経験や実績がある人材を選定して、指名できるかが重要です。講師の知名度次第では、大きく集客に影響するため慎重に人選してください。

また、参加者ニーズと講演内容にミスマッチが起きないように、セミナーの目的などを講師に伝えることも重要です。

会場を押さえる

集合セミナーの場合、セミナー会場の確保が必要です。規模が小さなセミナーの場合、企業内の会議室で開催するケースもありますが、一般的にはイベントホールや貸し会議室での実施が一般的です。

セミナーの規模に応じて、適切なサイズの会場を確保できるかがポイントとなります。また、利用時間を確認すると同時に、使用できる備品をよく確認してください。

特に、マイクやスピーカー、プロジェクターなどのセミナー開催に最低限必要なものは、漏れなく確認してください。内容に問題なければ会場の予約を進めます。

案内・告知

セミナー開催が決定しても、ターゲット層に伝えることができなければ参加してもらえません。そこで、セミナー開催の案内や告知をおこなう必要があります。

既存顧客に対しては、自社のホームページにセミナー情報を掲載したり、メールやダイレクトメールなどで告知したります。なお、一方的に告知するのではなく、適宜フォローしながらの施策を講じるのが、申込み増加を見込めるためおすすめです。

新規顧客をターゲットにする場合、インターネット広告やSNSなどでセミナー開催を告知することができます。

運営マニュアル作成

規模が小さなセミナーなら特に問題になりませんが、多くのスタッフが関わるセミナーの場合は運営マニュアルが必須です。運営マニュアルを作成することで、当日の進行や誰がどのような手順で準備を進めればよいのかを周知徹底できます。

マニュアル作成時に注意したいのが、イレギュラーな事態が発生した場合の対処手順です。例えば、けが人が発生した場合やクレームが発生した場合の対処手順はしっかりと決めておくことをおすすめします。

また、作成したマニュアルを一度スタッフ間で読み合わせをして、周知させることも重要です。

会場設営や備品準備

セミナー当日または規模が大きなセミナーの場合は、前日に会場設置をおこないます。会場の席を設置したり、セミナーで使用するPCや音響機器などをセッティングしたりします。

また、大きなセミナーの場合は案内標識を設置して、スムーズな動線を確保するための準備が必要です。ほかにも、当日配布する資料やカタログ、会社案内、ノベルティなども必要数量準備してください。

アフターフォローが大切！当日から開催後

セミナーを開催する準備が適切にできたとしても、セミナーが成功するとは限りません。セミナー時や開催後には、以下のような対応を図る必要があります。

各対応について、詳しく解説します。

司会進行

セミナーの司会進行は、社員が担当することが多いです。基本的には、作成したマニュアルに従って対応することになります。

セミナーをスムーズに進めるためには、事前準備が重要です。タイムスケジュールを明確にして、事前に講師と整合した上で臨機応変に対応できる体勢を整えましょう。

受付業務

セミナーでは、受付を設置して受付名簿に記名してもらうのが一般的です。受付業務は、社員が担当するケースが多いです。

受付では、当日のスケジュールや資料などを配布すると同時に、会場の簡単な案内をおこなう必要があります。よって、お手洗いや喫煙場所、昼食が取れる飲食店の情報などを事前に把握しておくことが重要です。

アンケート

セミナー終了後に、アンケートを依頼する場合が多いです。アンケートをおこなうことで、セミナーに対する受講者の反応が確認できます。

アンケート結果から、次回のセミナーに向けて改善点を見いだすことも可能です。ウェビナーの場合は、アンケートに回答すると当日の資料がプレゼントされるなどの施策をとるパターンもあります。

アンケート結果は、アフターフォローのきっかけになることもあるため、なるべく多くの方に協力してもらうことをおすすめします。

アフターフォロー

セミナー会場でおこなったアンケートや、ワークショップなどで製品説明を希望した参加者に対して、可能な限り早く対応することが重要です。基本的に、セミナー開催前にアフターフォローをどのように実施するのかを決めておくと、スムーズに対応できます。

アフターフォローは、基本的に電話やダイレクトメールなどです。アンケートの回答内容などを参考に、他のセミナーやイベントの案内をすると、顧客満足度を高めるチャンスを得られるでしょう。

また、欠席者へのフォローメールも重要です。欠席者への機会損失を防ぐためにも、行き届いたアフターフォローを心がけると良いでしょう。

まとめ

セミナーを開催する際には、実に多くのことに対応しなければなりません。特に、規模の大きなセミナーの場合は、多くの社員を動員して対応する必要があります。

ただし、セミナー運営のノウハウがない場合、人数を集めたとしても円滑に進めることができるわけではありません。セミナーを滞りなく開催するためには、プロへの相談も検討すると良いでしょう。

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1. 現場主義
2. 豊富な経験と実績
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