講演会お役立ち情報
セミナー後の懇親会は必須？メリットや目的、ビジネスマナーまで解説
セミナーを開催するにあたり、懇親会をセットでプランニングするケースがあります。ただし、懇親会の参加は各々に任せられるため、懇親会をセッティングするか悩んでいる主催者も多いのではないでしょうか。実は、懇親会には主催者と参加者の両者にメリットがあるとされています。
この記事では、セミナー後の懇親会の必要性や、懇親会においてのビジネスマナーなどを解説します。満足度の高いセミナーにするための参考にしてください。
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セミナー後の懇親会は必須！開催する目的とは？
結論からいうと、セミナー後の懇親会は必須です。それでは、なぜ懇親会が必須なのでしょうか。ここからは、開催する目的を解説していきます。
社外ネットワークの構築
セミナー後の懇親会は、社外のネットワークを構築するためにも重要です。普段の日常では出会わない、あるいは関わりのない職種の方と会話ができます。
社内とは違う関わりを持つことで、自分にとって良い刺激となりモチベーションアップにつながります。また、異なる価値観や世界観に触れることで、新しいアイディアが生まれることもあるかもしれません。
特に集客力のあるセミナーの懇親会に参加すると、さまざまな出会いがあることがメリットです。
セミナー講師との直接対話で理解を深める
セミナー後の懇親会では、講師と直接対話ができます。懇親会での講師との対話は、セミナーの内容をより深く理解することにつながります。懇親会は講師が参加する場合が多いため、直接質問をする大きなチャンスです。
セミナー中に質問をしたくても、他人が気になってなかなか手を挙げられない方も少なくありません。自分の疑問点や素直な思いを質問として伝えると、セミナー講師からより具体的な回答をもらえるでしょう。
参加者の情報収集の場となる
セミナー後の懇親会では、さまざまな職種の参加者との交流の場となるため、情報収集に役立ちます。自分の専門外である情報を得ることで、視点の変わった新たなアイデアを生み出すことができるでしょう。
また、懇親会の雰囲気や料理を楽しみながら、ビジネスチャンスにも期待が持てます。ただし、セミナーの感想を言い合うだけではいけません。相手の課題を聞くことや自分のビジネスをアピールすることも大切です。
セミナー懇親会のメリットとは
セミナー後の懇親会に参加することで、主催者側と参加者側で感じるメリットは異なります。具体的なメリットの内容を解説していきます。
主催者のメリット
懇親会をおこなう開催者は、交流の場を提供することで、商材アピールをしやすくなるというメリットがあります。懇親会ではセミナー内容の情報に合わせた商材アピールをしやすいです。さらに、商材の感想を参加者から直接聞くこともメリットといえるでしょう。
セミナー後の懇親会が、新たな人間関係構築の場となることで、次回のセミナーへとつなげることができます。
受講者のメリット
セミナー後の懇親会に参加する受講者にとって、参加者同士の交流・ビジネスチャンスの獲得と、セミナー講師へ直接質問できるというメリットがあります。普段関われないような方と交流を持つことで、参加者同士の刺激となるでしょう。また、新たな社外ネットワークの構築は、自分の視野を広げるきっかけにもなります。
セミナー中に講師の話を聞き逃したり、質問ができなかったりした際にも慌てることなく聞くことが可能です。
懇親会を設定する際のポイント
セミナー後の懇親会開催を決定した場合、何に気を付ければいいのでしょうか。ポイントとあわせて解説していきます。
基本はセミナーと同じ会場
セミナー後の懇親会は、基本的に開催したセミナーと同じ会場でおこないます。セミナー受講者は、セミナーが終了するとすぐに会場から出てしまうことも少なくありません。セミナー後の退出を減らすためにも、懇親会会場は同じ場所でおこないましょう。
また、セミナー参加者にとって、慣れていない懇親会は心理的ハードルが高いです。懇親会の場所が遠く、移動時間や労力を削ってしまっては、参加する気持ちも喪失してしまいます。そのため、懇親会会場はセミナーと同じ会場が適しています。
ケータリングを活用する
セミナー・懇親会の場所が会議室であれば、ケータリング会社を活用することをおすすめします。お店の仕出しでも問題はありませんが、ケータリングでは懇親会で気軽に食べられる料理を提供している場合が多いです。
ケータリング会社での適切なプランを選べば、コストの削減や参加者が食べやすい料理を提供してくれます。ケータリング会社によっては、料理の手配から当日の運搬まで任せることが可能です。
料金や品数も調整できるケータリング会社の活用を検討してみてください。
セミナー懇親会で押さえておきたいビジネスマナー
セミナー懇親会は、本来のセミナーの雰囲気よりも比較的カジュアルなことが多いです。しかし、多くの社会人が集まることから、ビジネスマナーが問われます。ここからは、セミナー懇親会で役立つビジネスマナーを解説します。
服装はビジネスカジュアルでOK
セミナー懇親会に参加する際の服装は、ビジネスカジュアルで問題ありません。セミナー終了後は、着替えをおこなう時間はほとんどないため、すぐに準備できる服装が良いでしょう。
セミナーの内容によっては、スーツで参加する場合もあるため、事前に確認が必要です。派手すぎる服装・露出が多い服装などは避け、常識の範囲内の服装を選びましょう。立食形式の懇親会の場合、ポーチやショルダーバッグを持っていくと、動き回ることにも困りません。
名刺交換のマナーと心得
懇親会では、ビジネスチャンスの可能性があるため、名刺交換の準備が必要です。名刺交換時はビジネスマナーも見られているため、マナーは押さえておきましょう。
まずは、相手に対して興味がある意思を示すために、「初めまして、〇〇と申します。名刺交換よろしいでしょうか？」など、笑顔で話しかけます。
名刺交換では両手で名刺を渡し、相手から渡された場合も両手で受け取ることが大切です。しかし、相手が名刺を持っていない場合もあるため、名刺の代わりにSNSを媒介として持っておくと良いでしょう。
自分から話題提示して傾聴する
懇親会で人と会話をする際は、自分から話題を提供して、相手の話に傾聴することが大切です。話題の提供は、相手への興味関心のアピールとなり、傾聴する姿勢には好印象を抱かれます。共通の話題があれば盛り上がることもできて、親近感が生まれることもあるでしょう。
ただし、相手が話した内容に対して、「でも」「いや」「だって」などの否定的な言葉は避けたほうが良いかもしれません。相手は自分の話が受け入れられていないと感じ、良い印象を持たれません。ビジネスチャンスへつなげるためにも、話題の提供と傾聴する姿勢を大切にしましょう。
セミナー懇親会は「交際費」にあたる？
セミナー懇親会での支払いがあった場合は、経費として認められるか悩む方も少なくありません。
セミナー後の懇親会は、勘定項目の「交際費」にあたる場合があります。交際費は、「取引先への接待に関わらず従業員・役員・株主などの事業関係者に対して適用される」と定められています。
交際費に計上するためには、領収書を忘れないようにしましょう。自営業・企業でも経費で落とすために、支払った証明としての領収書が必要です。
懇親会の司会や挨拶は誰がする？
懇親会の司会や挨拶は、基本的には主催者側がおこないます。また、セミナー本編と懇親会の司会は同じ人がするケースが多いです。
懇親会の司会は、参加者への配慮や場を盛り上げることを求められるため、責任重大です。負担がある場合は、セミナーと懇親会の司会を分けても良いでしょう。
懇親会では、タイムテーブルが記載された「進行表」をもとに司会を進めると良いでしょう。進行表を基にしているため、開催時間・終了時間を安心して迎えられます。帰宅時間も問題がありません。
セミナーの司会台本テンプレートについては「【初心者必見】セミナーの司会台本テンプレートとは？テンプレートを活用してセミナーを成功させよう！」をご覧ください。
まとめ
セミナー後は、懇親会を設定しておくと開催者や参加者たちの交流が構築されます。また、セミナー講師の参加によって、セミナー内容に対する理解を深めることに期待できるでしょう。
懇親会は、参加しやすくなるように、セミナーと同じ会場でおこなうのがおすすめです。
セミナー後の懇親会を開催して、新たな交流の場を提供してみてはいかがでしょうか。
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