Teamsウェビナーとは？機能や利用方法・注意点を徹底解説

企業において、MicrosoftOfficeを導入しているケースが多いです。そこで、Microsoft 365アプリケーションの一部となっているTeamを利用している方が多いのではないでしょうか。Teamでは、Teamsウェビナーと呼ばれる、ウェビナーを開催するのに特化した機能があります。

Teamsウェビナーとは一体どのようなサービスなのでしょうか。この記事では、Teamsウェビナーの機能や使い方、利用するうえでの注意点などを紹介します。

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Teamsウェビナーとは

Teamsウェビナーとは、Webミーティングシステムとして有名なTeamsを利用したウェビナーシステムです。TeamsはMicrosoft 365アプリケーションの一部であり、多くの方が利用しています。

Teams自体がMicrosoft社製ソフトとの連携に強みがあり、さまざまな機能を簡単に使えるメリットがあります。また、TeamsウェビナーだけでなくTeamsライブイベントの機能も利用できるため、多くのシーンで活用できる点が魅力的です。

Teamsウェビナーの利用方法

Teamsウェビナーは、主にウェビナーを開催する際に利用するサービスです。ただウェビナーを配信するためだけのツールではなく、さまざまな付帯機能が存在します。

具体的には、以下のような流れで利用可能です。

各ステップについて、詳しく解説します。

ウェビナーのスケジュール登録をする

ウェビナーを開催するにあたり、いつ開催するのかをTeamsウェビナーに登録することからスタートします。登録の仕方は簡単で、はじめにTeamsアプリを立ち上げてカレンダーアイコンをクリックします。

そして、カレンダー右上にある「新しい会議」ボタンより、「ウェビナー」を選択しましょう。そして、「新しいウェビナー」の詳細画面において、タイトルや予定日時などを設定してください。

参加者の事前登録を必須にしたい場合は、「登録を必須にする」にチェックを入れて、登録対象者を選択します。すべての登録が完了したら、「送信」をクリックすればスケジュール登録は完了です。

事前登録フォームを設定する

Teamsウェビナーでは、参加するうえで事前登録が必要かどうかを選択できます。もし、事前登録が必要と判断した場合、事前登録フォームを設定しなければなりません。

事前登録フォームはTeamsウェビナーで簡単に登録でき、Teams カレンダーに登録した予定をクリックして、「編集」から詳細画面を開いてください。そして、事前登録フォームの「編集」を開き、詳細画面で「登録フォームのカスタマイズ」をクリックしましょう。

続けて、「編集」ボタンをクリックすると、参加者側に表示されるフォームの内容を変更可能です。デフォルトではメールアドレスだけとなっているため、必要な項目を追加しましょう。

設定が完了したら、「保存」「送信」の順にクリックすれば保存できます。

オプション設定を行う

Teamsウェビナーは、実際のセミナー配信時の操作について細かく設定できます。たとえば、参加者のカメラやマイクなどのオンオフを設定したり、Q&A機能を使用したりできます。

オプション設定は、Teamsカレンダーの予定より「編集」をクリックし、ウェビナー詳細画面において「会議オプション」を開いて「オプションを変更」をクリックしてください。そして、「会議のオプション」画面で詳細なオプションを設定し、「保存」をクリックしましょう。

ウェビナーの案内をして開催する

ウェビナーの細かな設定が完了したら、参加者に対してウェビナーの開催案内をおこないます。具体的には、申請を受けたメールアドレスなどに、参加するためのURLを送付します。

URLの取得はウェビナーの詳細画面を開いて、「登録リンクのコピー」をクリックすれば取得可能です。取得したURLをメールやSNSなどに配信しましょう。

その際に、コメントや参加における注意点などを合わせて送ることをおすすめします。

Teamsウェビナーの注意点

Teamsウェビナーを使用するうえで、注意すべきポイントがあります。具体的には、以下の点に注意して利用しましょう。

各注意点について、詳しく解説します。

準備から開催は分担して行う

ウェビナーを開催するにあたって、さまざまな準備が必要です。Teamsウェビナーを利用して開催スケジュールを作成したり、事前登録フォームを作成したりしなければなりません。

また、ウェビナーの資料を自分で用意しなければならない場合もあるでしょう。多くの項目に対応しなければならないため、1人で対応するのは困難です。

そこで、スタッフ同士で役割分担をおこない、漏れがないように準備する必要があります。

ウェビナー中の設定を行っておく

ウェビナーをおこなううえで、参加者が多いと予期せぬ自体が発生しがちです。特に、セミナー中に勝手にマイクをオンにして会話されると、スムーズに進行できなくなります。

そこで、ウェビナー中にカメラやマイクの設定を勝手に変更できなくする設定が必要です。たとえば、質問を受け付ける際以外はカメラやマイクをオフに設定できます。

また、質問用のチャット設定なども事前に対応しておくことが重要です。

Zoomウェビナーとの違い

ウェビナーを開催するにあたって、利用するシステムの選定が重要となります。Teamsウェビナー以外でも、Zoomウェビナーも人気が高いサービスです。

ここでは、TeamsウェビナーとZoomウェビナーとの違いについて解説します。

参加可能人数

会場でのセミナーを開催する際には、会場のキャパシティにより参加できる人数が限定されてしまいます。これは、ウェビナーでも同様であり利用するサービスによって上限人数が異なります。

Teamsウェビナーの場合、1,000人までの利用可能で、またTeamsライブイベントでは最大10,000人まで利用可能です。一方で、Zoomウェビナーの場合は最低500人から、最大10,000人まで利用できます。

より大規模なウェビナーを開催したい場合、Zoomウェビナーの方が使いやすいといえます。

タイムラグの発生

TeamsウェビナーとZoomウェビナーは、配信だけでいえばほぼタイムラグなく配信可能です。ただし、ネットワーク環境によっては多少タイムラグが発生する場合があります。

また、Teamsライブイベントを使用して投票や挙手機能などは利用できず、10秒前後のタイムラグが発生します。一方で、Zoomウェビナーは投票などの機能を利用しても特にタイムラグは発生しません。

Teamsはソフトの使い分けが必要

Teamsウェビナーでは、アンケートを募集する際にはFormsというアプリでアンケートを作成したり収集したりしなければなりません。Microsoft製同士であるため、基本的に連携が取れているものの、手間がかかるのは事実です。

一方で、Zoomウェビナーの場合は同じサービス内で投票やQ&A、アンケート機能を利用できるため手間がかからないメリットがあります。

大規模セミナーの場合はZoomがおすすめ

Teamsウェビナーの場合、安い費用で利用できるメリットがあるものの、最大1,000人までのセミナーしか利用できません。Teamsライブイベントを利用すれば10,000人まで利用できるものの、使用できる機能が制限されます。

そこで、Zoomウェビナーを利用することで投票やアンケートなどの機能も1つのサービス内で利用可能です。参加人数に応じてライセンスが異なり、高額なライセンス費用が必要となりますが、費用対効果を考えた場合にZoomウェビナーの方が便利な場合もあります。

Zoomウェビナーについては、以下の記事で詳しく解説しています。

【まとめ】Teamsウェビナーを効果的に使おう

Teamsウェビナーは、普段使い慣れているMicrosoftの各種サービスとの連携に優れたウェビナーサービスです。誰でも気軽に参加でき、操作性にも優れているメリットがあります。

また、Zoomウェビナーよりもリーズナブルに利用できる場合が多い点も魅力的です。この記事で紹介した内容を参考に、Teamsウェビナーを効果的に使いこなしましょう。

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