【テンプレートあり】講演会の案内状の作り方は？オンラインの場合もあわせて解説！

企業経営者や専門家などを講師として招き、講演やディスカッションなどの形式で話を聞く講演会。しかし出席者が集まらなければ、講師としても講演する意欲や意義が湧かず、盛り上がりません。そのため、講演の主催者は出席者を集めることが重要です。

そこでこの記事では、講演会で出席者を集めるための案内状の作り方について解説します。内容や書き方など案内状に書くべきことを解説するので、講演会を開催する予定があるという方はぜひ参考にしてみてください。

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案内状を書くときに意識すべきこと4選

はじめに、講演会の案内状を書くときに意識すべきことを4つ紹介します。案内状には最低限記載すべき内容とそれ以外の内容があります。最低限記載すべき内容が記載されていなければ、せっかく案内状を送っても出席してもらえません。

これから紹介するのは、案内状として最低限の部分でありマナーにあたります。しっかりと意識し、講演会の案内状を書きましょう。

講演のテーマを記入する

1つ目に意識することは、講演のテーマを記入することです。講演のテーマを記入しなければ、どのような講演会なのかわかりません。著名な専門家が講演を行う講演会だったとしても、テーマが記載されていなければ出席する意欲につながらない場合もあります。

講師が著名であれば、それだけで出席するという方もいますが、講演会のテーマがはっきりしている方がより多くの出席者を集めることが可能です。案内状を受け取った方が出席したいと思えるようなテーマを検討し、多くの出席者を集めましょう。

講演の内容を記入する

2つ目に意識することは、講演の内容を記入することです。講演会のテーマを記載しても、テーマだけではより多くの出席者を集めるには不十分な場合もあります。そこで、案内状に具体的な講演会の内容を記入し、多くの出席者を集めましょう。

講演会の内容を具体的に記入することで、案内状を受け取った方はどのような話を聞けるのかを把握できます。講演会の内容を把握できれば、出席することで得られる知識や考え方など出席するメリットをイメージでき、出席者の確保につながります。案内状を受け取った方にとって魅力と思える表現で内容を記入しましょう。

日時と場所を記入する

3つ目に意識することは、日時と場所を記入することです。講演会をいつどこで開催するのかを記入しなければ、案内状を受け取った方も出席するかどうかを判断できません。そのため、日時と場所は案内状の必須項目であり、記入を忘れることがないようにしましょう。

日時は、案内状を受け取った方が間違えることのないように、わかりやすくはっきりと記入しておくようにしてください。また、開催する会場の建物名や住所のほかに、道に迷った際に問い合わせできるように連絡先を記入しておくことも有効です。

講演者情報を記入する

4つ目に意識することは、講演者情報を記入することです。講師が著名人であっても、すべての方が知っているというわけではありません。案内状を受け取った方の中には素性や経歴がわからないと、怪しい講演なのではないかと心配する方もいます。

そういった心配や不安を与えないためにも、講師の経歴や実績、顔写真を載せた案内状を作りましょう。特に豊富な経験を持つことが分かれば、案内状の受取手に良い印象を与えることもできるため、講師の経歴は分かりやすく、詳しく記入してください。

講演会の案内状の書き方

ここからは、講演会の案内状の書き方を紹介します。講演会への出席を促す案内状には以下の6つの要素があるので、要素を参考に案内状を作ってください。

オンラインの案内状の書き方

案内状は紙で送ることが多いですが、インターネットが普及した現在ではメールなどオンラインで送ることも少なくありません。そこで、オンラインで案内状を送る際の案内状の書き方を紹介します。以下の要素を参考に、オンライン案内状を作ってみましょう。

案内状のテンプレ

最後に、先ほど紹介した書き方を踏まえて、案内状のテンプレートを紹介します。案内状の作成経験がないという方は、これから紹介するテンプレートを参考に案内状を作ってみてください。

案内状文例

最初に最も一般的な案内状のテンプレートを紹介します。（）や〇の部分を適切な内容に置き換えて、案内状を作成してみましょう。

令和〇〇年〇月〇日

（所属先）
（部署）　（役職）
（名前）　様

（主催者）
（代表役職）（代表氏名）

講演会のご案内

拝啓　（時候の挨拶）、皆様におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、このたび「（講演テーマ）」についての講演会を下記日程で開催することとなりましたのでご案内申し上げます。専門家の先生をお迎えし、（講演内容概要）について、ご講演いただきます。
つきましてはご多用とは存じますが、万章お繰り合わせのうえ、ぜひともご出席を賜りますようお願い申し上げます。

敬具

記

1. 日時　　令和〇〇年〇月〇日（〇）
   受付：午前（午後）〇〇時開始
   講演：午前（午後）〇〇時開始　午前（午後）〇〇時終了予定
   （質疑応答：午前（午後）〇〇時～）
2. テーマ
3. 講演者
4. 略歴
5. 場所　　（別紙の地図をご覧ください）
6. 住所

以上

オンラインの案内状文例

続いて、オンラインで発信する案内状のテンプレートを紹介します。今回はBtoB向け講演会の案内状を、申し込み方法を返信形式にしたテンプレートを紹介します。（）や〇の部分を適切な内容に置き換えて、案内状を作成してみましょう。

（所属先）
（部署）　（役職）
（名前）　様

いつもお世話になっております。
このたび、弊社では〇〇を対象とした（講演の内容・目的）に関するオンライン講演（ウェビナー）を開催いたします。

（具体的なメリット）が得られますので、〇〇や◇◇の皆さまにぜひご参加いただきたいオンライン講演（ウェビナー）です。

＜オンライン講演（ウェビナー）詳細＞
内容：講演内容概要
日程：〇〇月〇〇日（〇）
時間：午前（午後）〇〇時開始　午前（午後）〇〇時終了予定
参加費用：無料
参加方法：開始時刻5分前より、（使うツール名）へ参加
定員：〇〇名

参加のお申し込みは、以下の内容をご記入の上、◯月◯日◯時までに下記メールアドレスまでご連絡ください。

＜（講演名）＞に参加します。
会社名：
部署：
役職：
お名前：
電話番号：
mail：

送付先メールアドレス：◯◯◯@◯◯◯

ご不明点ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
（名前）様のご参加を心よりお待ちしております。

【まとめ】正しい案内状を書けるようになろう

この記事では、講演会の案内状に記入すべき内容や書き方、案内状のテンプレートを紹介してきました。案内状を作成する際は、さまざまな部分で気を付けることがあります。

案内状は、多くの方に出席してもらうために過不足ない内容でなければいけません。案内状を受け取った方が出席しようと思えるような文面で、講演会に人を集められるようにしていきましょう。

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2. 豊富な経験と実績
3. 親身な対応

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