講演会開催費用は経費にすることができる？勘定科目の具体的な仕分け例も解説！

セミナーを開催するには、会場を借りる費用や講師への謝礼などさまざまなお金が必要です。できれば経費として処理したいけど、実際には経費になるかどうか迷っている方は多いのではないでしょうか。

また、講演会費が経費になるとして、勘定科目はどのように仕分けすれば良いのかも悩む方も多いはずです。この記事では、講演会費が経費になるのか、経費になるとしたら勘定科目の仕分けはどうなるのかについて紹介します。

 

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講演会にかかる開催費用は？

講演会にはさまざまな費用がかかり、経費として計上できます。具体的には以下のような費用が必要です。

中でも集客費用は、ネット広告・雑誌・チラシ・テレビCM・ダイレクトメールなど、集客方法によって大きく異なります。さらに会場を設置する場所によっても費用が大きくなる可能性があります。

講演会の費用についてさらに詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

講演会にかかる講演料の相場は？全体的な費用や講師を選ぶポイントを徹底解説！

講演会開催費用の勘定科目

講演会には集客から会場のレンタルまでさまざまな準備が必要であると同時に、費用もかかります。ここでは、それぞれの項目についてさらに詳しく解説します。講演会の準備にかかる前にチェックしておくと抜け落ちがなく、安心です。

広告代

講演会の準備の中でも重要な集客をする際には、多額の広告代がかかります。チラシ・ポスター・DM・フライヤー・ホームページ・ブログなど広告の種類もさまざまにあるため、どの方法で宣伝するかによって金額も異なります。

費用に余裕がある場合は、宣伝効果の高いテレビCMや新聞広告などもありますが、かなり高額になるので慎重に導入したいものです。

人件費

講演会をスムーズに運営するためには、最低限の人員が必要です。会場の要所ごとに配置しなければならないので、入念に人数を調整しなくてはなりません。進行役・アシスタント・管理責任者・受付はもちろん、講演会の規模によっては駅や駐車場から会場への誘導スタッフなども確保しましょう。

人数によっては、社員以外にも運営スタッフを雇う必要があり、人件費や交通費が別途必要です。

謝礼

講演会の主役である講師への謝礼は、誰を呼ぶかで費用が大きく異なります。一般的な講師への謝礼は、5〜6万円が相場ですが、自社社員が講師を務める場合は、費用はかかりません。しかし、大きな会場を埋めるほどの著名人であれば100万円以上の謝礼が必要な場合もあります。

謝礼の中には交通費・宿泊費なども含まれ、座席の種類や部屋のランクなどによっても金額が変わります。講師選びは集客に大きく影響するため、予算を大きく取りたいところです。

会場のレンタル代

社内に大きな会場がない場合、たいていは会場をレンタルするケースが多いのではないでしょうか。講演会でよく使われる会場の種類としては、貸し会場・イベントスペース・大規模ホールなどです。

価格は会場の広さによってさまざまですが、設備や立地条件によっても異なります。機材がなく必要最低限のものを別途レンタルしたり、民間企業より自治体が運営している会場を借りたりなど、運営スタッフの裁量によっては費用を抑えられるかもしれません。

雑費

講演会の費用には、聴講者に配布する資料やアンケートなどがあります。その他にも必要なものがあれば、印刷・製本をしておかなければなりません。聴講者の人数が多ければ、それだけ費用もかかります。

さらに贈呈用のお花・控室用のお茶菓子・運営スタッフのお弁当や交通費なども雑費に当たります。見逃すと思わぬ出費になりかねませんので、予算を組み立てる際には必ず計上してください。

懇親会費用

講演会は講演が終われば終了ではありません。講演会後に親睦会を開いて、講師に直接質問して理解を深めたり、他の参加者と交流して社外ネットワークを築いたりとメリットが多いです。そのため、予算には必ず組み入れておくべき費用の1つといえます。

親睦会では、講演会場と同じ場所で行われるため、ケータリングを手配するケースが多く見られます。衛生上の問題を考えても、食事や飲み物の準備はプロに任せた方が安心です。費用はかさみますが、ゆっくりと意見交換ができる場所を準備しましょう。

【オンラインの場合】ツール利用料

コロナ禍以降、オンラインでの講演会を開催する企業も増えてきました。感染の心配だけでなく、場所や時間に縛られず聴講できる点でも好評です。オンライン講演会の場合は、会場レンタルの費用はかかりませんが、ツール利用料を予算に入れなければなりません。

料金はプランによって異なるので、確認が必要です。同時に何人まで試聴が可能か、時間制限やホスト権限は何人まで設定できるのかなど、最適なプランを見つけましょう。

勘定科目とは？

勘定科目とは、記録の際に何に使ったお金なのかが一目でわかるようにしておく、いわばインデックスのようなものです。集計額を出すために、科目ごとのお金の出し入れがわからなければならないため、必ず仕分けをしなければなりません。

勘定科目には「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」の5つに分類され、講演会で使った「費用」は、さらに仕分けが必要です。これが勘定科目であり、勘定科目ごとの集計は確定申告に必要なため、取りこぼしないようにしっかりと記録しましょう。

講演会開催費用の具体的な仕分け例

講演会の開催費用を勘定科目ごとに集計する場合、具体的な仕分け方法に迷う方は多いのではないでしょうか。勘定科目は名目ではなく、目的で仕分けるとわかりやすくなります。

例えば、会場のレンタル費用は、講演会やセミナーなどが目的であれば「研修費」になります。一方、同じ会場で親睦会を開いた場合は、講演会とは目的が異なるので、勘定科目は「交際費」です。

また、同じ会場で社員教育のための研修会を開催する場合は、「教育訓練費」となり、同じ会場で開催しても目的が異なれば、勘定科目も異なります。仕分けに迷ったら、目的は何かを考えてください。

講演会の勘定科目に関する注意点

勘定科目は目的によって仕分けられるのですが、いくつかの注意点があるので紹介します。講演会にかかった費用だからといって一括りにできない部分がある点を確認しましょう。

研修費として処理することができるものもある

「研修費」として処理できるものには、他にもありますので紹介します。

上記の費用は国税庁が定める教育訓練費で、「研修費」として計上ができます。取りこぼしがないよう、確認をしながら簿記記載をしましょう。

研修先までの交通費や宿泊費などは含めない

国税庁により教育訓練費は、職務に必要な技術や知識を習得、または向上させるための費用と定められています。そのため、研修会場までの交通費・宿泊費は職務の技術・知識の習得には関係がないとして、「研修費」には計上できません。

親睦会においては、意見交換が目的であったとしても研修ではないので、「研修費」とは無関係です。交通費・宿泊費は「旅費交通費」、親睦会は「交際費」と計上しましょう。

【まとめ】勘定科目について理解してきちんと経理計上しましょう

講演会に必要な費用は経費として計上ができます。確定申告が必要なので、簿記記載をする必要がありますが、その際に気をつけたいのは勘定科目の仕分けです。苦手意識を持っている方も多く、少しの違いで勘定科目が異なるため注意してください。

厄介な勘定科目の仕分けは、費用の目的ごとに考えれば、わかりやすいかもしれません。勘定科目の理解を深めて、スムーズな確定申告に備えてください。

 

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1. 現場主義
2. 豊富な経験と実績
3. 親身な対応

 

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