セミナー受付の役割と注意点とは？事前準備での受付対応をスムーズに

セミナーの受付を担当する予定があるものの、実際にどのような作業をするのかわからなかったり、どのようなことに気を付けて行えば良いのかわからなかったりする人もいるのではないでしょうか。

この記事ではセミナー受付の仕事内容や重要性、仕事をするうえでの注意点を解説しています。これから受付を担当する予定がある人はぜひご覧ください。

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セミナー受付の役割と重要性

セミナーの受付は、セミナーに参加する人を迎える入口のような存在です。多くの場合、セミナーの受講者と1番に顔を合わせますが、一体どのような役割と重要性があるのでしょうか。セミナーの受付には以下の4つの役割と重要性があります。

受付は受講者を迎えるほかにも重要な役割を担っています。それぞれを確認していきましょう。

受付はセミナーの第一印象

受付はセミナーの受講者を最初に迎える場所です。たくさんの人が受付を通るため、受付の対応がセミナー全体の印象を左右します。受付の仕事は受講者を通すだけではありません。受講者への案内はもちろん緊急時の対応など、セミナー受講者の誘導作業も受付の役割の1つです。

受付の対応が受講者に見られているため、爽やかな笑顔と的確な案内をして、受講者が気持ち良い時間を過ごせるように努めましょう。

セミナー全体を把握して一次対応をする

受付は受講者の窓口となっているため、複数の人に質問される場合があります。聞かれそうな質問を事前に把握しておき、聞かれた際にはすぐ答えられるようにしましょう。

緊急時も同様に受付の対応が問われます。万が一に備えてマニュアルを確認しておくと、いざというときに焦らず対応できるでしょう。

セミナーの共有事項を伝える

受付はトイレや喫煙室の場所などの館内だけでなく、自販機や最寄りの飲食店についてなど周辺情報について聞かれる場合があります。

特に1日かがりのセミナーであれば、各々で昼食をとることがあり、周辺の飲食店を聞かれる可能性が高いです。そのため館内情報だけでなく、周辺情報をある程度まとめておくと、いざというときに役立つでしょう。

また館内にWi-Fiがある場合は、アクセス情報とパスワードを聞かれる場合もあります。前もってアクセス情報とパスワードをまとめておくと便利です。

受講者情報を管理する

受付はセミナーの顔であると同時に、トラブルを未然に防ぐ重要なポジションでもあります。セミナーの受講者を記録しておくと、不審人物の侵入防止になるため、受付にとって重要な役割です。

個人情報の漏洩がないようにしたり、受講者の名簿の誤りがないようにしたりなどの徹底した情報管理をしましょう。

セミナー受付の準備

ここまでは受付の役割と重要性を解説しました。では、セミナーの受付は一体どのような準備をしておくと良いのでしょうか。

ここからは事前に準備するもの・ことを解説していきます。順調に受付を進められるように、確認しておきましょう。

事前に準備するもの

セミナーの受付をする際は、事前準備が必要です。受付が開始してから不備に気づいて、慌てることがないようにしっかりと確認しておきましょう。確認漏れを防ぐために必要なものをチェックリストにまとめておくと、確認漏れを防げます。

セミナーの参加費用を当日支払うのであれば、釣銭を多めに用意しておくと良いです。

また入館許可を一目で判断できるようなパスホルダーや、受講者名簿を管理するPCまたはタブレットなど、状況に合わせてチェックリストに追加してみましょう。

事前に準備すること

事前に準備するのはものだけではありません。資料や飲み物はどの段階で渡すのかや、万が一申し込みのない人が受付に来たらどうするのかなど、細かい部分までのチェックが必要です。

受付の人によって違いがあると不信感を抱かれかねないため、関係者と綿密に打ち合わせをし、マニュアルを作成しておくことをおすすめします。

また館内にBGMがかかっている場合や冷暖房が効いている場合は、音量や温度など確認しておくと親切な対応といえるでしょう。

セミナー受付の仕事内容

セミナーの受付を担当するとなっても、どのような仕事をするのかわからないと不安に感じるでしょう。ここからはセミナーの受付がする仕事を4つ解説していきます。

ある程度の作業内容を把握しておくと、流れ良く作業をしやすいです。

準備物を確認する

受付で資料を渡したとしても、足りない資料があると受講者に迷惑をかけてしまいます。渡すものに不備がないように資料の枚数を確認したり、足りないものはないかチェックリストを見て確認したりするなどして、ミスを防ぎましょう。

ほかにも館内の案内マップやもらった名刺を入れるケースを準備するのも有効です。受付開始時に受講者を待たせないために、念入りな確認をしましょう。

受付名簿を作成する

名簿作成は受付の仕事の1つです。名簿で確認することは不審人物を入れない対策としても有効なため、漏れがないように慎重に名簿を作成しましょう。

万が一申し込みがあったのに名簿に名前が書かれていないとなると失礼にあたるほか、トラブルの発展につながります。名簿の書き漏れがないか確認するほか、参加状況を確認できるように出欠の有無を記入できる名簿を作成しましょう。

メモ欄があると車イスを準備してほしい場合や飲み物が不要な場合など受講者ごとの要望を記入できるため便利です。

当日の受付対応

当日は多くの人がセミナーに参加します。受付では名刺をもらうこともあるため、受け取り方や取り扱い方を身につけておくことが必要です。

万が一誤った方法で受け取ったり、取り扱ったりすると失礼にあたります。名刺は両手でもらい、氏名に指が重ならないように受け取るのが基本です。セミナーの代表として、相手に失礼のないように受け取りましょう。

また電話ではなくネットやメールでの申し込みを行っているセミナーの場合は、メール対応をする場合もあります。

共有事項を確認する

セミナーの受付は館内情報やセミナーの詳細などを把握しておく必要があります。受付は受講者にとって不明点を聞きやすい存在であるため、聞かれた質問に対して答えられるように共有事項を確認しておきましょう。

ただ中には答えにくい質問を投げかけられる場合もあります。回答に困った場合は、誰に聞けば良いのかも同時に確認しておくと安心です。

セミナー受付で意識すべきこと

セミナーの受付はただ受講者を受け付ければ良いわけではありません。受講者に失礼を与えないようにするほか、待たせないようにスムーズに作業を行う必要があります。

丁寧な対応

受付はセミナーの第一印象です。相手に対して失礼にならないように、マニュアルに沿った丁寧な対応を心がけましょう。特に言葉遣いや所作が丁寧だと相手に良い印象を抱かれやすく、セミナー全体の印象アップにもつながります。

手際の良さ

セミナーには多くの人が参加し、手続きに手間取ってると受講者を待たせてしまうため、手際の良さが問われます。まだ受付人数が少ないと時間は大きく取られませんが、受付が混み合う時間帯になると時間が大幅にかかり、スムーズに人が流れません。

前もってマニュアルを確認したり作業を確認したりするなどして、受付作業がスムーズに行えるようにしましょう。

セミナー受付の注意点

流れを把握したあとは、受付の注意点が気になるところです。受付をする際の注意点は2つあります。

受付はセミナーの印象を左右するため、服装が重要です。事前準備も円滑に受付をするためには欠かせません。

事前準備は怠らないようにする

事前準備はスムーズに受付を行うために重要です。万が一準備を怠っていると、手際よく受付できないほか、タイムロスによってセミナーの開始時間に影響する可能性も考えられます。受付の開始時刻になってから「資料が足りなかった」のような不備に気づかないように、きちんと準備しておきましょう。

準備の際、1人で不安な場合は誰かと一緒に必要なものを確認すると安心です。また必要なものはバラバラにしておかず、1カ所にまとめておくと探す手間が省けるため効率化を図れます。

服装は統一する

セミナー受付の服装は、基本的にスーツです。受付担当者はなるべくスーツで参加し、ほかの担当者と服装を統一させましょう。

スーツは礼儀正しさを感じさせ印象が良いため、受付担当にはスーツが好ましいとされています。スーツの中でも襟付きの落ち着いた色のビジネススーツが好ましいです。

場所によってはスーツ以外でも問題ない場合もありますが、この場合は派手すぎないフォーマルな服装で参加することが好ましいでしょう。

また、セミナーの運営について詳しく知りたい方は「【知らなきゃ損】失敗しないセミナー運営とは？セミナーを成功させる方法を徹底解説！」をご覧ください。

まとめ

受付はセミナーにとって、顔ともなる重要なポジションです。不備があったり、受付に手間取っていると信用問題に関わる場合もあります。

受講者が安心してセミナーを受けられるように受付担当者は事前に準備をして、臨機応変に対応できるように備えておきましょう。

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