【知らなきゃ損】失敗しないセミナー運営とは？セミナーを成功させる方法を徹底解説！

顧客開拓のため、自社でセミナーを開催したいと考える企業は多いのではないでしょうか。Webサイトやメールを介してではなく直接アプローチできるセミナーは、企業にとって魅力的なコンテンツです。

しかし、自社でセミナーを開催したいと考えても、開催方法やセミナー運営に関しての知識が乏しいと失敗してしまう可能性もあります。

この記事では、自社でセミナーを開催する際の基本的な運営の流れや、成功するコツについて詳しく解説します。自社でのセミナー開催を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

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セミナー運営の流れ

では、実際にセミナーを開催する際には、どのように運営すればよいのでしょうか。ここでは、セミナー運営の基本的な流れについて解説します。

セミナーの企画・立案

セミナー開催が決定してまず初めにしなければならないのが、セミナーの企画・立案です。

企画・立案の段階で決定しなければならない項目には以下のようなものが挙げられます。

新規顧客を開拓するためには、セミナー参加者が求める内容を設定する必要があります。参加者が持つ課題やニーズを探り、自社のサービスや商品に興味を持ってもらえるような内容を打ち出すことが重要です。

開催日時を決定する際には、業界の繁忙期を避けることが必須です。繁忙期と被った日時を設定してしまうと、多くの参加者が見込めません。また、競合他社が開催するセミナーの日程も事前に確認しておくとよいでしょう。

当日の講師の選定もこの段階で選定しておきます。セミナー内容に関する実績や知識がある人材を選定し、セミナーの規模に合わせてスタッフも確保しましょう。自社開催のセミナーでは、講師・スタッフ共に社員が務めるケースが多いです。

セミナー会場は、参加人数に応じて自社の会議室や貸しホールなどから決定します。オンラインセミナーに関しては、オフラインと同時開催の場合は会場にて機材のセッティングも必要です。オフラインのみでの開催であれば、通信環境に気をつければ会場には困らないでしょう。

また、セミナーの告知については「セミナーの告知方法は？告知文の書き方やおすすめの告知サイトを紹介」をご覧ください。

集客方法の検討

セミナーを開催しても、参加者が少なければ効果が期待できません。セミナーの内容や日時が決定したら集客のための準備を始めましょう。

セミナーの内容が既存の顧客にもニーズがあるのなら、既存顧客にも案内を出して参加者を募ります。担当営業からの勧誘や自社のホームページへの掲載、ダイレクトメール送付やメールの配信などでセミナー開催の告知をしましょう。

新規の参加者を募る場合には、自社のSNSやWebサイト、業界紙やポータルサイトなどに掲載する方法があります。

セミナー集客のコツについては「おすすめのセミナー集客方法比較11選！人を集めるためのコツもあわせて紹介！」をご覧ください。

セミナー当日までの準備

セミナーの内容や日時が決定し、各媒体での告知が済んだら次はセミナー準備です。

まずは、セミナー当日の流れをマニュアル化し、スタッフ間で共有しておきましょう。事前に共有しておくことで、スムーズに進行できます。

セミナーで使用する音響機材や映像機材、スライドや参加者に配布する資料なども早めに準備しておきましょう。早めに準備に取り掛かれば、機材の不具合や欠品などにも迅速に対応可能です。

セミナー当日

セミナー当日は、時間に余裕をもって会場の設営を済ませます。当日になって音響や映像の機材に不具合があった場合でも、対処しやすいためです。

椅子や机の設置や、参加者への配布物の数量チェックも早めに済ませておきましょう。このとき、予定よりも参加者が多くなった場合を想定して予備も準備しておくと安心です。

また、当日セミナー会場までの道順がわからない参加者から問い合わせがくることもあります。あらかじめ電話応対できるスタッフや、会場近くで案内するスタッフを配置しておくとよいでしょう。

完了後のアフターフォロー

セミナーが無事に開催できたらそれでおしまい、というわけにはいきません。セミナーを開催したら、アフターフォローこそが顧客獲得のために重要です。

セミナー直後には会場に待機させた営業によるフォロー、開催後には各参加者への参加のお礼の電話やメールなどでのフォローを欠かさないようにします。アンケートなどで興味の度合いをリサーチするのもよいでしょう。アンケート結果は分析と解析を行い、その後の営業や次回のセミナーに活かすことが大切です。

また、セミナーを欠席した方へもセミナーの概要を送付することで、営業につながる可能性も望めます。

セミナー運営はマニュアル作りが重要

自社でセミナーを開催する際、当日の運営スタッフも社員が担うケースが多いです。企画・運営が本業ではないため、セミナーが円滑に進むためにはしっかりとしたマニュアル作りが重要です。

そこでここからは、セミナーのマニュアルを作成するメリットや作成方法について解説します。

セミナーのマニュアルを作るメリット

先述したように、自社でセミナーを開催する場合は講師や運営スタッフは社員が担当するケースが多いです。本業ではない業務をスムーズにこなすためには、全体像を把握しやすいマニュアルを作成することが必要になります。

セミナーの流れを把握しやすいマニュアルがあれば、オペレーションの分担がしやすくなるというメリットもあります。

分担表やチェックリストの活用

セミナーの流れの中で、各オペレーションごとの分担を決め表を作成しましょう。セミナー開催には、多くの業務があり複数のスタッフが運営にあたります。それぞれの分担表やチェックリストを作成して活用することで、業務の漏れや重複が避けられます。

セミナーマニュアルの作り方

セミナーマニュアルの作り方について手順を解説します。

【セミナーの基本情報を記載する】
セミナーの内容や開催日時、会場について記載します。このとき、会場の周辺地図や交通手段などについても記載しておくと来場する参加者からの問い合わせに対応しやすいです。

【当日のタイムスケジュール】
当日どのような流れで進行するのか、スタッフ全員が把握しておくことはとても大切です。

【各業務の作業内容や担当者】
運営上必要な業務ごとの担当者や、リーダーなどがわかるようにしておくことで、トラブルが起こった際に誰に連絡するのか明確です。

特に、参加人数の多い規模の大きなセミナーの場合、混乱を避けるためにも重要な項目です。

【使用機材の一覧】
セミナーでは、音響や映像に関する機材のほか、たくさんの備品を使用します。自社ではなく、貸しホールなどで開催する場合にはレンタルした備品の把握も必要です。

【緊急時の対応】
トラブルが起こった際の対応についても、スタッフ間で共有しておく必要があります。停電や火災、地震が起きたときの対応や機材トラブルの際の対応など、想定されるトラブルごとに対応を決めておきましょう。

自社でセミナー運営を行う際の注意点

外注せず、自社でセミナーを開催・運営する場合には、いくつか注意しなければならないポイントがあります。

告知や集客をする必要がある

セミナーを開催するにあたり、告知と集客はとても重要ですが、自社で開催する場合にはこれらも全て行わなければなりません。

競合他社と日程が被ってしまう可能性もあるため、セミナー開催の告知はなるべく早い時期に行うとよいでしょう。

集客は、電話や直接の訪問といったオフライン集客や、SNSやWebサイトでのオンライン集客があります。オフライン集客では、興味を持った顧客に対して丁寧なアプローチが可能で、オンライン集客では潜在顧客に対して広くアプローチが可能です。

マニュアルを作成のノウハウが乏しい

セミナー開催にあたって、事前に作成しておくことが大切なマニュアルですが、自社でセミナーを開催する場合には注意が必要です。自社でのセミナー開催の実績が少ないと、マニュアル作成のノウハウも乏しいからです。

セミナーのマニュアルを作成する場合には、準備や下調べにも時間をかけ、丁寧に作成するよう心がけましょう。

セミナー 運営のマニュアルについては「セミナー運営にマニュアルは必要？会場開催とウェビナー開催のポイント」をご覧ください。イレギュラーへの対応

セミナー当日には大なり小なりトラブルが起こるものです。参加者の本人確認が取れない・当日の飛び入り参加者・開催中の急病人など、あらゆるイレギュラーを想定して対応を決めておくようにしましょう。

スタッフによって対応が異なると混乱やクレームの原因となり、参加者からの信頼も失いかねません。

まとめ

この記事では、失敗しないセミナー運営の方法や、マニュアルの作成方法について詳しく解説しました。

自社でのセミナー開催を検討している企業や担当者の方は、この記事を参考にセミナーを成功させてください。

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1. 現場主義
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